In der heutigen Zeit werden täglich Dokumente erstellt, bearbeitet, gedruckt und archiviert. Angesichts des digitalen Zeitalters stellt sich die Frage, wie diese Dokumente effizient in digitale Formate umgewandelt und für die Geschäftsprozesse genutzt werden können. An dieser Stelle kommt die digitale Dokumentenerfassung ins Spiel. In diesem Blog Beitrag erfahren Sie, was darunter zu verstehen ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile Ihr Unternehmen daraus ziehen kann.
Was ist Dokumentenerfassung?
Dokumentenerfassung bezeichnet den Prozess der Erfassung, Extraktion und Speicherung von Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen Format. Das Ziel ist es, Informationen zu extrahieren und in einer strukturierten Form zugänglich zu machen. Die Dokumentenerfassung kann verschiedene Arten von Dokumenten umfassen, wie beispielsweise:
- Scannen von Papierdokumenten zur Umwandlung in digitale Dateien, z. B. Briefe, Verträge, Rechnungen oder Formulare.
- Verarbeitung digitaler Dokumente wie PDFs, Word-Dokumente oder E-Mails.
- Extrahieren von Informationen aus Multimedia-Inhalten wie Bildern, Videos oder Audioaufnahmen.
Die Dokumentenerfassung wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um den Datenverwaltungsprozess zu verbessern, die Suche nach Informationen zu erleichtern und die Effizienz zu steigern. Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), automatische Klassifizierung, Texterkennung und maschinelles Lernen unterstützen dabei, diesen Prozess zu automatisieren und die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern.
Vorteile einer effektiven Dokumentenerfassung
Effektive Dokumentenerfassung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen in der digitalen Welt:
- Steigerung der Effizienz durch erleichterten Zugriff, Speicherung und Verwaltung von Informationen.
- Einsparung von Ressourcen durch Reduzierung manueller Prozesse und Papierkosten sowie Platzersparnis.
- Verbesserte Datenintegrität und Sicherheit elektronischer Dokumente.
- Schnellere Informationsverfügbarkeit für standortübergreifende Zusammenarbeit.
- Such- und Analysemöglichkeiten zur datengestützten Entscheidungsfindung.
- Erfüllung rechtlicher Anforderungen und Minimierung von Compliance-Risiken.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Produktivität.
Arten der Dokumentenerfassung
Dokumentenerfassung kann manuell oder automatisiert erfolgen, wobei verschiedene Technologien zum Einsatz kommen:
- Optical Character Recognition (OCR)
- Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI)
- Intelligent Document Recognition (IDR)
- Natural Language Processing (NLP)
- Barcodes und QR-Codes
- Formularerkennung und -ausfüllung
Optische Zeichenerkennung (OCR) identifiziert gedruckten oder handschriftlichen Text auf Dokumenten und wandelt ihn in digitalen Text um, was die automatisierte Erfassung von Informationen ermöglicht.
Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI) verbessern die Erkennung von Mustern in Dokumenten, während Intelligente Dokumentenerkennung (IDR) verschiedene Technologien wie OCR, maschinelles Lernen und KI kombiniert, um relevante Informationen aus komplexen Dokumenten zu extrahieren.
Natürliche Sprachverarbeitung (NLP) erleichtert die Extraktion und Kategorisierung von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Berichten.
Barcodes und QR-Codes ermöglichen die automatisierte Identifikation und Erfassung von Informationen beim Scannen.
Formularerkennung und -ausfüllung automatisieren die Datenerfassung in vordefinierten Formularen. DocuWare nutzt Intelligent Indexing, um zentrale Informationen eines Dokuments zu erkennen und als Indexbegriffe zu strukturierten Daten zu machen, wodurch die Geschwindigkeit und Genauigkeit der automatischen Indexierung mit jedem weiteren Dokument steigt.
Die Dokumentenerfassung ist ein essenzieller Prozess für Unternehmen, um Effizienz, Zugriff auf Informationen und Produktivität zu steigern. In der digitalen Geschäftswelt ist eine effektive Dokumentenerfassung unverzichtbar.
