Die Archivierung von Dokumenten stellt einen entscheidenden Bestandteil der Unternehmensführung dar. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung bei Archivierungspraktiken erkennen immer mehr Unternehmen die Vorteile dieser Entwicklung.
Die Definition der Dokumentenarchivierung beinhaltet grundsätzlich die zeitlich unbegrenzte und unveränderliche Aufbewahrung von Archivmaterial, sei es in analoger oder vorzugsweise digitaler Form. Aufgrund der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht für die meisten geschäftlichen Schriftstücke kommt kein Unternehmen um die Archivierung von Dokumenten herum. Die digitale Archivierung bietet dabei zahlreiche Möglichkeiten, erfordert jedoch aufgrund der umfassenden und komplexen Regeln spezialisierte Software, idealerweise von einer Fachfirma implementiert.
Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, wobei beispielsweise Ein- und Ausgangsrechnungen, Bank- und Buchungsbelege sowie Bilanzen sieben Jahre aufbewahrt werden müssen.
Warum Dokumente archivieren?
Die Vorteile der Dokumentenarchivierung, insbesondere in digitaler Form, sind unbestritten. Platzersparnis, Reduktion von Arbeitszeit und Kosten sowie eine leichtere Auffindbarkeit sind einige der positiven Aspekte. Die Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung und die Wahl einer geeigneten Archivierungssoftware. Die Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner und die Verwendung von Archivierungssoftware, die verschiedene Dateiformate verarbeiten kann, sind entscheidende Schritte in diesem Prozess.
Nach der Digitalisierung ist es wichtig, eine einheitliche und leicht verständliche Struktur für das digitale Archiv zu schaffen. Die Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls essenziell, um die Effizienz des Systems zu gewährleisten. Rechtliche Aspekte, wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und der Schutz vor unberechtigtem Zugriff, spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Dokumentenarchivierung. Die Anpassung von Arbeitsabläufen ist unvermeidlich, erfordert jedoch eine gute Vorbereitung und Schulung der Mitarbeiter. Insgesamt ist die digitale Archivierung von Dokumenten eine Investition, die langfristig Effizienz und Kostenersparnis ermöglicht.
Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)-System zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist. Damit steht man vor einer wichtigen Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es seine Dokumente digitalisieren will.
