Verträge sind das Rückgrat vieler Unternehmen. Sie regeln Verpflichtungen, Rechte und Chancen und stecken voller wichtiger Informationen, die es zu verwalten und zu nutzen gilt. In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, welche Aufgaben im Vertragsmanagement anfallen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie Sie Ihr Vertragsmanagement effizienter gestalten können.
Was ist Vertragsverwaltung?
Die Definition von Vertragsverwaltung ist einfach: Sie umfasst alle Prozesse, die sich mit der Strukturierung und Zusammenfassung von Vertragsinhalten beschäftigen, um relevante Informationen daraus zu gewinnen. Dazu gehören:
– Die Art des Vertrags
– Die Vertragspartner
– Verantwortliche im Unternehmen
– Aktualität des Vertrags (Löschfristen)
– Laufzeit und Kündigungsfristen
– Im Vertrag enthaltene Termine
Eine effiziente Vertragsverwaltung ist entscheidend, um den Überblick zu behalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren. Es gibt verschiedene Aspekte der Vertragsverwaltung, die unterschiedliche Aufgaben umfassen:
- Vertragsverwaltung: Bestandsaufnahme und Abwicklung von Verträgen
- Vertragscontrolling: Kategorisierung von Vertragsdaten, Budgetplanung, Bewertung von Vertragspartnern, etc.
- Vertragsmanagement/Contract Management: Oberbegriff für alle Tätigkeiten rund um Verträge in einem Unternehmen
Die Grundlagen der Vertragsverwaltung
Die Aufgaben der Vertragsverwaltung sind vielfältig und entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Die Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Verträge die Unternehmensziele unterstützen. Dies beginnt mit der Festlegung der Unternehmensziele, die mit einem Vertrag erreicht werden sollen. Welche Erwartungen haben wir an den Vertragspartner? Welche Leistungen müssen erbracht werden, und welche Risiken können entstehen? Die Vertragsverwaltung vergleicht Angebote verschiedener Anbieter, um die beste wirtschaftliche Lösung zu finden.
Der zweite Aufgabenbereich umfasst das Ausarbeiten des Vertrags. Hier ist es entscheidend, dass alle wichtigen Angaben im Vertrag vorhanden sind und gesetzliche oder unternehmensrechtliche Bedingungen erfüllt werden.
Die Verhandlung zwischen den Vertragsparteien ist ein weiterer Schwerpunkt, bei dem die Preisstruktur, Rechte, Pflichten und Bedingungen transparent dargestellt werden müssen.
Sobald alle Dokumente erstellt sind, erfolgt die Vertragsgenehmigung und -erfüllung. Dies beinhaltet das Output-Management, d.h., die Bereitstellung relevanter Informationen für Mitarbeiter, Stakeholder und Partner. Die Vertragsverwaltung muss auch intern Verantwortlichkeiten klären.
Überprüfungen und Audits sind unerlässlich, um die Einhaltung von Pflichten sicherzustellen. Werden Verantwortlichkeiten und Termine eingehalten? Erfüllen beide Parteien ihre Pflichten? Nach Abschluss des Vertrags folgt die Bewertung. Konnten die Unternehmensziele erreicht werden, oder gab es unvorhergesehene Risiken? Die Vertragsverwaltung muss Verlängerungs- oder Kündigungsfristen beachten und entsprechend handeln. Schließlich endet der Prozess mit der Rechnungserstellung und Archivierung.
Voraussetzungen für effizientes Vertragsmanagement
Damit die Vertragsverwaltung diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kann, sind bestimmte Voraussetzungen erforderlich. Dazu gehören klar definierte, standardisierte Prozesse, um Informationsverlust und unklare Verantwortlichkeiten zu vermeiden. Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg ist ebenso wichtig wie die Überprüfung der Datenintegrität.
In Unternehmen mit vielen Verträgen wird es schwer, diese Aufgaben manuell zu erfüllen. Daher ist eine geeignete Software-Lösung notwendig, um ein effizientes Vertragsmanagement zu ermöglichen. Diese Software gewährleistet die Unveränderbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Auffindbarkeit und Vollständigkeit der Vertragsinformationen. Sie trägt zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben bei, entlastet Mitarbeiter und spart Zeit.
Best Practices für die Prozessoptimierung im Vertragsmanagement
Um Ihr Vertragsmanagement erfolgreich einzuführen oder zu optimieren, können Sie folgende Best Practices beachten:
Tipp 1: Beginnen Sie mit den grundlegenden Fragen. Analysieren Sie Ihre Ziele, die Anforderungen verschiedener Abteilungen, bestehende Prozesse und Vertragsarten. Klären Sie, wer für die Einführung und den Support der Software verantwortlich ist.
Tipp 2: Achten Sie auf die Nutzerfreundlichkeit der neuen Lösung. Kommunizieren Sie die Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung und sorgen Sie dafür, dass die Software intuitiv nutzbar ist.
Tipp 3: Stellen Sie sicher, dass die Software nahtlos an vorhandene Systeme angebunden werden kann, um allen Beteiligten den Zugriff auf benötigte Vertragsdaten zu ermöglichen.
Die Digitalisierung der Vertragsverwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Fehlervermeidung, Zeitersparnis und Ressourcenoptimierung. Beginnen Sie noch heute, Ihr Vertragsmanagement zu optimieren, und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens. Wir von adminIQ helfen Ihnen sehr gerne bei der Umsetzung.
