Die Archivierung von Dokumenten ist einer der wichtigsten Bausteine der Unternehmensführung.
In Österreich bezieht sich der Begriff „Revisionssicherheit“ auf die Anforderungen und Praktiken, die sicherstellen sollen, dass geschäftliche und behördliche Aufzeichnungen und Dokumente während eines bestimmten Zeitraums unveränderlich, nachvollziehbar und vertrauenswürdig bleiben. Im Wesentlichen geht es darum, sicherzustellen, dass Informationen, die in der Buchhaltung, in Akten oder anderen geschäftlichen Dokumenten enthalten sind, vor nachträglichen Änderungen oder Manipulationen geschützt sind.
Revisionssicherheit spielt eine entscheidende Rolle in der Wirtschaftsprüfung. Sie bildet die Grundlage für eine verlässliche Prüfung und Kontrolle von Geschäftsprozessen. Insbesondere bei der Buchführung und Archivierung von Daten müssen Unternehmen und Behörden sicherstellen, dass sämtliche Aufzeichnungen in einem rechtskonformen und manipulationssicheren Zustand aufbewahrt werden.
Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, wie beispielsweise:
- Integrität und Unveränderbarkeit der Daten:
Es sollten technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus vor unbefugten Änderungen geschützt sind. Dazu gehören beispielsweise digitale Signaturen, Verschlüsselungstechniken oder Protokollierungen von Änderungen. - Dokumentation und Protokollierung:
Alle relevanten Informationen zu Transaktionen, Vorgängen oder Prozessen müssen lückenlos dokumentiert und protokolliert werden, um eine nachträgliche Überprüfung zu ermöglichen. Hierbei ist auch die Aufbewahrung von Revisionsspuren und Änderungshistorien von großer Bedeutung. - Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement:
Es sollte sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten und Dokumente haben. Dies beinhaltet die Implementierung von Zugriffskontrollen, Passwortschutz, Benutzerverwaltung und anderen Sicherheitsmechanismen.
Die genauen Anforderungen an die Revisionssicherheit können je nach Gesetzgebung und Branche variieren. In Österreich gibt es beispielsweise das Unternehmensgesetzbuch (UGB) und das Bundesabgabenordnungsgesetz (BAO), die Bestimmungen zur Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen enthalten.
