Die Steuerberatungskanzlei profitiert durch modernes Dokumentenmanagement und umfassende Projektbegleitung durch adminIQ.
Belege, Lohnabrechnungen, Bilanzen, Verträge, Daten von Klienten, E-Mails – in Steuerberatungskanzleien spricht man oft auch von „Zettelwirtschaft“. Die Kanzlei Kastner & Schatz aus Waidhofen a. d. Ybbs setzt bei der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit mit adminIQ – und auf das Dokumenten-Management-System DocuWare. Diese Software sammelt digitale und gedruckte Dokumente und stellt Informationen zu Klienten auf Knopfdruck zur Verfügung – und zwar unkompliziert, sicher und flexibel.
„Innovation ist uns wichtig und deshalb arbeiten wir laufend daran, unsere Kanzlei zu modernisieren und digitalisieren. Gemeinsam mit adminIQ haben wir eine Lösung gefunden.“
MMag. Bettina Kastner
Geschäftsführerin am Standort in Waidhofen a. d. Ybbs.
Die Modernisierung zahlt sich aus.
Das Team von Kastner & Schatz war sich schnell einig: die Integration einer DMS Lösung in das Kanzleisystem ist in vielerlei Hinsicht eine Bereicherung. „Besonders die täglichen Routinearbeiten werden erleichtert“, erzählt MMag. Bettina Kastner.
Für sie bringt das DMS drei wesentliche Vorteile für ihr Unternehmen:
„1. Mitarbeiterfreundlichkeit: Einige zeit- und arbeitsintensive Prozesse konnten wir rationalisieren, sodass unsere Mitarbeiter mit viel Freude ihre Aufgaben erledigen können.
2. Klientenfreundlichkeit: Auch unsere Klienten profitieren von der Digitalisierung. Honorare und Korrespondenz zum Finanzamt werden elektronisch übermittelt, was eine wesentliche Zeitersparnis für alle Beteiligten bietet.
3. Umweltfreundlichkeit: Durch die Digitalisierung unserer Kanzlei verbrauchen wir enorme Mengen weniger an Papier und haben weniger Druck- und Kopierkosten. Nicht nur Emissionen, sondern auch Platz und Entsorgungskosten können wir dadurch verringern.“
Im Interview: MMag. Bettina Kastner, Geschäftsführerin von Kastner & Schatz
Welche Benefits bieten für Sie die Optimierung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse?
Bettina Kastner: Durch die Digitalisierung unserer Kanzlei verbrauchen wir enorme Mengen weniger an Papier. Nicht nur Emissionen, sondern auch Platz und Entsorgungskosten können wir dadurch verringern.
Was sagen Ihre Mitarbeiter und Klienten zu der Modernisierung?
Bettina Kastner: Es fallen zeitintensive und lästige Arbeiten wie die Ablage in Papierform weg. Unsere Mitarbeiter sind daher mit mehr Freude bei der Arbeit.
Warum haben Sie sich für die Digitalisierung mit DocuWare entschieden?
Bettina Kastner: Durch die Unterstützung von adminIQ können wir uns darauf verlassen, jederzeit auf kompetente Ansprechpartner vor Ort zurückgreifen zu können.
Welche Vorteile bringt die Lösung für Sie und Ihre Klienten?
Bettina Kastner: Wir profitieren durch die Zeit- und Kostenersparnis, da sämtliche Korrespondenz digital übermittelt wird. Unsere Klienten müssen die Post nicht mehr einscannen, sondern können diese sofort digital ablegen.
Gibt es spezielle Funktionen, die Sie und Ihre Mitarbeiter besonders gerne nützen?
Bettina Kastner: Die Volltextsuche erspart die bis dato zeitaufwendige Suche in Papierakten.
Die Herausforderung
- Aufwendige und lästige Ablagearbeiten
- Zeitintensive Suche in Papierakten
Die Lösung
- Jahresabschluss-Prozess digital im Überblick – Digitaler Akt mit Hinweisen & Besonderheiten zum Klienten
- Übernahme der Windows-Ordnerstruktur und Darstellung mit DocuWare
- Einfaches Finden von Dokumenten durch Volltextsuche
- Ablage von Papier entfällt zum Großteil
- Alle Tätigkeiten sind nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert – so wird Datenverlust beinahe unmöglich
