Beim oberösterreichischen Kabelbetreiber und Internet-Provider Elektro Nöhmer lösen digitale Prozesse das papiergebundene Arbeiten ab. Das digitale Vertragsmanagement macht den Bereitstellungsprozess für die Internet-Anschlüsse transparent, damit bei rund hundert pro Woche abgeschlossenen neuen Verträgen der Überblick nicht verloren geht.
Das 1958 von Adolf Nöhmer in Schörfling am oberösterreichischen Attersee gegründete Elektro-Fachgeschäft wird seit 2019 in der dritten Generation von seinem Enkel Gerhard Nöhmer geführt. Das Familienunternehmen nutzt konsequent die Zukunftschancen, die sich ihm bieten. Im Jahr 1977 erhielt Elektro Nöhmer den Zuschlag für den Ausbau des Kabelfernsehens, damals via
Coaxial-Verkabelung, in den Gemeinden Schörfling und Seewalchen; sechs weitere Gemeinden kamen im Lauf der Jahre hinzu. Der Kabelbetrieb unter dem Markennamen „Cablevision“ bietet heute über 400 Programme, darunter auch ein „Bezirks-TV“ mit lokalen News. Die als Kabelbetreiber erworbenen und in der Folge weiterentwickelten Kompetenzen – vom Verlegen der Kabel bis zum TV- und Internetangebot – haben die Basis für rasantes Wachstums im Zuge der Glasfaserverkabelung gelegt.
Innerhalb von gut einem Jahr – von März 2020 bis Mai 2021 – ist das Unternehmen von 28 auf 86 Beschäftigte gewachsen. Heute wird etwa das Zehnfache an Verträgen abgeschlossen – rund 100 pro Woche gegenüber wöchentlich zehn im Vorjahr, berichtet Stefan König, der im März 2020 als Prozessmanager zur Nöhmer GmbH kam. Nur mit modernem Prozessmanagement lässt sich ein
solches Wachstum meistern. Die Prozesse müssen so einfach und klar strukturiert sein, dass neue Mitarbeitende schnell eingebunden werden können.
„Das DMS ist bei uns die zentrale Drehscheibe, über die Prozesse digital gesteuert werden. Ohne die Abbildung des modernen Vertragsmanagements wäre das rasante Wachstumstempo bei der Versorgung von mehreren Tausend Haushalten mit einer End-to-End-Lösung für Breitband-Internet kaum möglich.“
Stefan König, Prozessmanager
Elektro Nöhmer
Dokumenten-Management fördert Wachstum
Bei der Softwareauswahl wurde ein DMS Erweiterungsmodul der Buchhaltungslösung BMD in Erwägung gezogen. Doch aus Sicht von Stefan König mangelte es dieser Option an Flexibilität und zeitgemäßem Design. Weiterhin kam ein Projektmanagement-System mit DMS Komponente infrage, das viele Optionen bot, aber auch viel Eigenentwicklung bedeutet hätte. Die richtige Mischung aus moderner Technologie, vorkonfigurierten Workflows und bereits zahlreich vorhandenen Referenzen konnte der in der Nähe von Linz ansässige DocuWare Partner adminIQ präsentieren.
Nach der Entscheidung für DocuWare im April 2020 wurde zunächst der Rechnungseingang auf elektronische Archivierung sowie Prüfung und Bearbeitung via DocuWare Briefkorb umgestellt. Dieser wichtige Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro war innerhalb von ein paar Wochen vollzogen.
Ende Mai 2020 fokussierte der Prozessmanager den zentralen operativen Prozess des Unternehmens, das sich heute als „Oberösterreichs führender Anbieter von Glasfaser-Internet“ versteht: das Management der Internet-Verträge, die Nöhmer seit 2020 wie am Fließband abschließt. In dem zentralen Dokumenten-Pool wurden zunächst alle bestehenden Verträge, die zu einem großen Teil handschriftlich angelegt waren, eingescannt, wobei etwa 50 Prozent der Indexdaten automatisch ausgelesen werden konnten, der Rest im Nachgang manuell zu ergänzen war. So sind die etwa 4.000 Altverträge digitalisiert und damit sekundenschnell auffindbar. Neue Internet-Verträge erfasst der Vertrieb heute mit dem Tablet und einem Web-Formular, das anschließend elektronisch archiviert wird.
Die Herausforderung
- Rasanter Wachstum bei Vertragsabschlüssen
- Mangelnde Flexibilität bei bestehendem Tool
- Prozessmanagement war nicht mehr zeitgemäß
Die Lösung
- Digitale Prozesse lösen das papiergebundene Arbeiten ab
- Etwa 4.000 Altverträge wurden digitalisiert und sind somit sekundenschnell auffindbar
- Das DMS unterstütz die große Vertriebsdynamik und das rasante Wachstum
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Individuelle Konfigurationen möglich
- Digitale Prozesse lösen das papiergebundene Arbeiten ab
- Rund 100 Aufträge pro Woche werden digitalisiert
- Neue Internet-Verträge erfasst der Vertrieb heute mit dem Tablet und einem Web-Formular, das anschließend elektronisch archiviert wird
