Bis zu 40 Prozent ihrer Zeit verbringen MitarbeiterInnen mit der Suche nach Informationen – ob in Aktenschränken, E-Mails, Ordnern oder auf Festplatten. Auch bei Peter Hahn in Wolfern sammelte sich in den mehr als 25 Jahren Firmengeschichte eine beachtliche Menge an Aufträgen, Daten und Zeichnungen. Das Unternehmen mit zehn MitarbeiterInnen ist im Werkzeug- und Maschinenbau tätig. Um die Geschäftsprozesse zu optimieren und wichtige Informationen auf Knopfdruck zu finden, arbeitet das Team seit einiger Zeit mit der Dokumentenmanagement-Software DocuWare. Die Experten von adminIQ begleiteten das Projekt von Beginn an.
„Wir arbeiten seit mehr als 25 Jahren für einen unserer Hauptkunden, das Leistungsspektrum ist hier stetig gewachsen. Aus diesem Grund ist es für uns entscheidend, dass alle Aufträge – auch sehr alte – immer verfügbar sind.DocuWare ist flexibel genug, um sich den verschiedenen Firmenvorgaben anzupassen. Wir können es nur empfehlen. Es macht Freude, damit zu arbeiten.“
Ing. Barbara Zlöbl
Bisher wurden im Unternehmen alle Aufträge nach Monat und Jahr sortiert und in Archivboxen gelagert. Dadurch ergab sich mittlerweile ein Platzproblem. Und auch die Suche nach den Akten gestaltete sich zunehmend komplizierter und vor allem langwieriger.
Mit Hilfe der Dokumentenmanagement-Software DocuWare gelang es, für schnellere und effizientere Arbeitsprozesse im Unternehmen zu sorgen. DocuWare bietet mit seiner einfachen Benutzeroberfläche Zugriff auf alle Daten und Dokumente. „DocuWare wurde mir von einem befreundeten Unternehmen empfohlen, allerdings über eine andere Partnerfirma. Die individuelle Umsetzung durch Herrn Höglinger war perfekt“, freut sich Ing. Barbara Zlöbl.
Die Herausforderung
- Mühsames Suchen in unzähligen Ordnern
- Arbeitsprozesse konnten nicht effizient abgebildet werden
- Veraltetes Ablagesystem
Die Lösung
- Anfragen können deutlich rascher beantwortet werden
- Daten werden regelkonform laut EU-Datenschutzgrundverordnung DSGVO behandelt
- Alle Infos, Termine, Angebote und Dokumente sind immer dabei – ob im Büro oder unterwegs
Viele Vorteile – für das Unternehmen, seine MitarbeiterInnen und Kunden
Mit DocuWare sind Unterlagen jederzeit, von jedem Ort und für jeden Berechtigten umgehend verfügbar. Mit frei definierbaren Workflows können Dokumente automatisch zur Bearbeitung und Freigabe verteilt werden.
„Wir finden Zeichnungen, Rechnungen und Aufträge auf Knopfdruck und ersparen uns das mühsame Suchen in unzähligen Ordnern. Und auch unsere Kunden konnten wir mit unserem mobilen System am iPad schon beeindrucken, wenn das externe System schneller Auskunft gibt als das interne“, zeigt sich Peter Hahn überzeugt.
