Peter Hahn – die digitale Dreherei und Fräserei

Peter Hahn Werkzeug- und Maschinenbau

Bis zu 40 Prozent ihrer Zeit verbringen MitarbeiterInnen mit der Suche nach Informationen – ob in Aktenschränken, E-Mails, Ordnern oder auf Festplatten. Auch bei Peter Hahn in Wolfern sammelte sich in den mehr als 25 Jahren Firmengeschichte eine beachtliche Menge an Aufträgen, Daten und Zeichnungen. Das Unternehmen mit zehn MitarbeiterInnen ist im Werkzeug- und Maschinenbau tätig. Um die Geschäftsprozesse zu optimieren und wichtige Informationen auf Knopfdruck zu finden, arbeitet das Team seit einiger Zeit mit der Dokumentenmanagement-Software DocuWare. Die Experten von adminIQ begleiteten das Projekt von Beginn an.

„Wir arbeiten seit mehr als 25 Jahren für einen unserer Hauptkunden, das Leistungsspektrum ist hier stetig gewachsen. Aus diesem Grund ist es für uns entscheidend, dass alle Aufträge – auch sehr alte – immer verfügbar sind.DocuWare ist flexibel genug, um sich den verschiedenen Firmenvorgaben anzupassen. Wir können es nur empfehlen. Es macht Freude, damit zu arbeiten.“

Ing. Barbara Zlöbl

Bisher wurden im Unternehmen alle Aufträge nach Monat und Jahr sortiert und in Archivboxen gelagert. Dadurch ergab sich mittlerweile ein Platzproblem. Und auch die Suche nach den Akten gestaltete sich zunehmend komplizierter und vor allem langwieriger.

Mit Hilfe der Dokumentenmanagement-Software DocuWare gelang es, für schnellere und effizientere Arbeitsprozesse im Unternehmen zu sorgen. DocuWare bietet mit seiner einfachen Benutzeroberfläche Zugriff auf alle Daten und Dokumente. „DocuWare wurde mir von einem befreundeten Unternehmen empfohlen, allerdings über eine andere Partnerfirma. Die individuelle Umsetzung durch Herrn Höglinger war perfekt“, freut sich Ing. Barbara Zlöbl.

Die Herausforderung

Die Lösung

Viele Vorteile – für das Unternehmen, seine MitarbeiterInnen und Kunden

Mit DocuWare sind Unterlagen jederzeit, von jedem Ort und für jeden Berechtigten umgehend verfügbar. Mit frei definierbaren Workflows können Dokumente automatisch zur Bearbeitung und Freigabe verteilt werden.

„Wir finden Zeichnungen, Rechnungen und Aufträge auf Knopfdruck und ersparen uns das mühsame Suchen in unzähligen Ordnern. Und auch unsere Kunden konnten wir mit unserem mobilen System am iPad schon beeindrucken, wenn das externe System schneller Auskunft gibt als das interne“, zeigt sich Peter Hahn überzeugt.

Peter Hahn Werkzeug- und Maschinenbau

Der Kunde – BT Bau GmbH

  • BT Bau bietet ein umfassendes Leistungsspektrum in den Bereichen Industrie-, Hoch- und Tiefbau
  • Qualifiziertes Team von über 100 Mitarbeitern mit langjähriger Erfahrung
  • Website: www.btbau.com

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    „Mit dem DMS haben wir den Prozess der Rechnungs-Prüfung, -Freigabe und -Zahlung, der früher aufgrund der verteilten Standorte oft lange dauerte, wesentlich beschleunigt. Die Akzeptanz ist auch bei wenig technikaffinen Kolleginnen und Kollegen sehr hoch. Die automatische Erkennungsquote reduziert manuelle Arbeiten in der Buchhaltung erheblich. Heute arbeiten rund 200 Personen mit dem DMS und sind hochzufrieden, weil die Ablauflogik gleich geblieben ist und die manuellen Eingaben zum großen Teil wegfallen.“

    Michael Urstöger IT-Leiter, Kieninger GmbH