Roland Reisinger, IT-Verantwortlicher bei der Maxx Stahl GmbH in Oberösterreich, hat Prozesse in Administration und Vertrieb mit DocuWare und adminIQ optimiert:
Das 1997 gegründete Stahlhandelsunternehmen bedient ein überaus breites Spektrum von mehr als 1.700 Kunden aus verschiedensten Branchen – von kleinen Handwerksbetrieben und Stahlbauern über Bauunternehmen, Werkzeugmacher und Automatenhersteller bis hin zu großen Industrieunternehmen aus dem Automotive-Bereich.
Daher ist das Sortiment riesig, das am Hauptsitz in Weißkirchen an der Traun auf einer Gesamtfläche von 13.500 Quadratmetern und zusätzlich in einem auf rostfreie Edelstähle spezialisierten Lager in Pichl bei Wels bereitgehalten wird. Ein weiterer Standort ist Salzburg, wo sich eine Vertriebsniederlassung befindet. Anfang des Jahres 2022 wurde zudem ein drittes Lager in Sattledt eröffnet. Die eigenen Sägeparks in Weißkirchen, Pichl und Sattledt ermöglichen es, beachtliche Sägeaufträge ins Haus zu nehmen und just in time zu fertigen. Neben Partnerschaften mit Herstellern wie etwa
Dörrenberg Edelstahl aus Deutschland wird das Material auch von großen Werken aus aller Welt bezogen. Die Herausforderung im Stahlhandel besteht darin, eine sehr differenzierte Nachfrage mit einem schwankenden Angebot optimal in Einklang zu bringen. Eine weitgehend zum Erliegen gekommene Nachfrage, beispielsweise infolge der Corona-Krise, wird von einem rasanten Boom abgelöst, bei dem dann das
Angebot der Stahllieferanten sehr spärlich ist. Durch eigene umfangreiche Lagerhaltung
und Fertigungskapazitäten ist Maxx Stahl sehr flexibel.
Zur Agilität des mittelständischen Stahlhändlers mit über 40 Beschäftigten trägt auch die Prozessoptimierung bei, die nach der Gründung des zusätzlichen Standortes in Pichl zum Jahresende 2018 geplant wurde. Das Volumen der Eingangsrechnungen war auf
über 500 Rechnungen monatlich gestiegen. Neben den Eingangsrechnungen sollten auch die im eigenen Warenwirtschaftssystem büro+ von microtech erzeugten Ausgangsrechnungen sowie Bestellungen, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen und diverse weitere Schriftstücke automatisch archiviert werden. Auch zur Buchhaltung, die von externen Dienstleistern mit der Software BMD erledigt wird, sollte eine Schnittstelle bestehen.
„Durch Digitalisierung erhöhen wir die Agilität, die ein Stahlhändler benötigt, um den wechselnden Gegebenheiten
auf der Angebotsseite und den individuellen Anforderungen
der Kunden gerecht zu werden.
Mit der Cloud-basierten DocuWare Lösung sparen wir unter
anderem Zeit und Geld im Vertriebsprozess, da wir in nur
wenigen Sekunden Zugriff auf alle Dokumente zum jeweiligen
Kunden haben.“
Roland Reisinger
IT-Verantwortlicher, Maxx Stahl GmbH
Klare Cloud-Strategie
Eine Referenzinstallation des autorisierten DocuWare Partners brachte die Entscheidung
für DocuWare, und zwar in der Cloud-Version, wie Roland Reisinger erklärt, der neben seiner Tätigkeit im Stahlvertrieb für die IT verantwortlich ist. Bei Maxx Stahl wird bereits seit mehreren Jahren auf ortsunabhängige Lösungen gesetzt: Die Beschäftigten können per Terminal-Server- Verbindung von überall auf die IT-Anwendungen zugreifen.
Der Rechnungseingangs-Prozess wurde mit der DocuWare Cloud umgehend automatisiert. Die heute zu 99 Prozent per E-Mail und PDF eingehenden Rechnungen werden in Outlook vom Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, überwacht und wandern automatisch in den DocuWare Briefkorb. Dort wird die Rechnung von einer Mitarbeiterin mit einem Zahlungsziel versehen, vorkontiert und entsprechend für
die Finanzbuchhaltung vorbereitet. Gleichzeitig wird die Rechnung dem jeweiligen Besteller zugewiesen und somit eine Prüfung des entsprechenden Lagerzugangs angestoßen. Abschließend werden die Buchungsstapel mit den vorkontierten Rechnungen aus DocuWare zur finalen Buchung in die Buchhaltungssoftware
importiert.
Die Herausforderung
- Prozesse in Administration und Vertrieb mussten optimiert werden
- Volumen der Eingangsrechnungen war auf über 500 Rechnungen monatlich gestiegen
- Archiv bereits auf über 280.000 Dokumente angewachsen
Die Lösung
- Mit der Cloud-basierten DocuWare Lösung wird Zeit und Geld im Vertriebsprozess gespart
- Das Verkaufsteam kann bei neuen Aufträgen äußerst schnell nachvollziehen, welche Bestellungen der Kunde bisher getätigt hat
- Der komplette Akt mit allen zugehörigen Dokumenten steht sofort zur Verfügung.
- Der Rechnungseingangs-Prozess wurde mit der DocuWare Cloud umgehend automatisiert
Schneller Zugriff auf kompletten Vorgang
Der mehrgleisige Workflow-Prozess hat dem Unternehmen, wie Reisinger erklärt, eine Vielzahl von Vorteilen gebracht: In der Administration werden beim Rechnungseingang nicht mehr, wie früher üblich, Überstunden gemacht, sondern stattdessen bleibt Zeit für andere Aufgaben. Bis Mitte 2022 ist das Archiv bereits auf über 280.000 Dokumente angewachsen. Durch die Vergabe von Auftragsnummern kann ein kompletter Akt
mit allen zugehörigen Dokumenten blitzschnell übersichtlich angezeigt werden. Das bringt große Zeit- und Geldersparnisse, sagt Roland Reisinger
