Die Firma Kieninger GmbH profitiert durch DocuWare von schnellen Prozessen und Skonto-Abzügen
Die renommierte Baufirma Kieninger aus Österreich bietet ein breites Leistungsspektrum von Hoch- und Tiefbau bis zu schlüsselfertigen Einfamilienhäusern. Mit dem digitalen Dokumenten-Management hat die Unternehmensgruppe die auf neun Standorte verteilten Verwaltungsprozesse deutlich optimiert. Mit heute fast 700 Mitarbeitenden ist die Baufirma Kieninger aus Bad Goisern im Salzkammergut stolz darauf, sich den Charakter und die Kundennähe eines Familienbetriebs bewahrt zu haben.
2019 wurde von der Geschäftsführung der Entschluss getroffen, die Prozesse zu digitalisieren und dadurch den Ablauf zu optimieren. Ziel der DocuWare-Einführung war es, die Administrationsprozesse zu optimieren und signifikante Einsparungen zu erzielen. Im Auswahlprozess überzeugte DocuWare durch die intuitive Bedienung und klare Struktur sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
„Mit dem DMS haben wir den Prozess der Rechnungs-Prüfung, -Freigabe und -Zahlung, der früher aufgrund der verteilten Standorte oft lange dauerte, wesentlich beschleunigt. Die Akzeptanz ist auch bei wenig technikaffinen Kolleginnen und Kollegen sehr hoch. Die automatische Erkennungsquote reduziert manuelle Arbeiten in der Buchhaltung erheblich. Heute arbeiten rund 200 Personen mit dem DMS und sind hochzufrieden, weil die Ablauflogik gleich geblieben ist und die manuellen Eingaben zum großen Teil wegfallen.“
Michael Urstöger
IT-Leiter, Kieninger GmbH
Im Auswahlprozess überzeugte DocuWare durch die intuitive Bedienung und klare Struktur sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mit dem autorisierten DocuWare-Partner aus St. Florian bei Linz stand ein Partner zur Verfügung, der für alle Fragen und Anforderungen passende Lösungen parat hatte. Die Zusammenarbeit hat sich seit der Einführung von DocuWare im Juni 2019 bestens bewährt.
Die Herausforderung
- Administrationsprozesse mussten optimiert werden
- Skonto-Verlust als Auslöser für DMS-Suche
- Zeitintensive Recherchen in der Buchhaltung
Die Lösung
- Durch beschleunigte Prozesse können Skonto-Abzüge genutzt werden
- Die Digitalisierung spart rund eine Minute Arbeitszeit pro Rechnung in der Buchhaltung
- Recherchen dauern nur noch Sekunden statt früher Minuten oder sogar Stunden
- Das DMS überzeugt durch ansprechende Optik und klare Struktur sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Skonto-Verlust als Auslöser für DMS-Suche
Die über die verschiedenen Standorte verteilten papiergebundenen Verwaltungsprozesse brachten große Zeitverluste mit sich, wie der IT-Leiter Michael Urstöger erklärt: „Regelmäßig ging uns Skonto verloren, weil Prüfung, Freigabe und Bezahlung wegen der verschiedenen beteiligten Standorte zu lange gedauert haben.“
Neben den Buchhaltungsbelegen geht es in dem Bauunternehmen auch um eine Vielzahl von behördlichen Dokumenten, die es zu archivieren gilt: Bescheide, Verfügungen und Genehmigungen für Bauwerke, die noch mehrere Jahrzehnte nach dem Bau verfügbar sein müssen. Ebenso sind Ausschreibungsunterlagen und Kalkulationen aufzubewahren.
„Wir haben in unserem Firmenverbund vielfältige Aktivitäten und individuelle Prozesse, für die man ein flexibles System braucht und einen Partner, der auch Nicht-Standardprobleme lösen kann“, sagt der IT-Leiter.
Und schließlich galt es, die bestehenden Vorbehalte der Belegschaft gegenüber Digitalisierung zu überwinden. Gelungen ist dies, indem die bestehenden Abläufe nahezu unverändert in digitale Prozesse umgesetzt wurden.