Die GMK Immobilientreuhand GmbH integriert das Dokumentenmanagement-System DocuWare – und verschafft sich einen Vorsprung im digitalen Zeitalter!
Als Immobilienmakler ist es besonders wichtig, rasch auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren zu können. Das stellt nicht nur hohe Anforderungen an das Know-how der Mitarbeiter, sondern ebenso an die Effizienz der internen Geschäftsprozesse und der Verwaltung. Das Linzer Unternehmen GMK Immobilientreuhand GmbH arbeitet seit Anfang 2018 mit der Dokumentenmanagement-Software DocuWare. Die Experten von adminIQ unterstützten das Team – von der Bedarfserhebung über Schulungen bis zum „Go-Live“ im Echtbetrieb.
„Die Suche nach Dokumenten war teilweise mühsam. Ein weiterer Zeitfresser war die Rechnungsprüfung, die bei uns durch mehrere Personen erfolgt.“
Speziell für Unternehmen in der Immobilienbranche gibt es eine moderne Lösung, die interne Arbeitsprozesse optimiert und Ordnung schafft – und zwar unkompliziert, sicher und flexibel: DocuWare verwandelt alle digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. „Seit Anfang 2018 arbeiten wir nun mit DocuWare.
Die Umstellung auf das digitale Büro dauerte nicht lange, nach nur einem Monat war das Team eingearbeitet. Die größte Überwindung stellte das Entsorgen von Papierdokumenten bzw. Original-Rechnungen und Verträgen dar – das hat sich aber dann schnell gelegt“, so Martin Klier und sagt weiter: „Wir hatten bis dato weder technische Probleme noch Programm-Ausfälle. Das ist ein großes Plus!“.
Die Herausforderung
- Die Suche nach Dokumenten war teilweise mühsam
- Aufwendige und zeitintensive Rechnungsprüfung
- Geschäftsprozesse waren wenig transparent
Die Lösung
- Infos, Termine, Angebote und Dokumente sind immer greifbar
- Erleichterung der Rechnungsprüfung durch eine logische Abfolge: Zuordnung zur Bestellung, inhaltliche Prüfung und dann erst zur Freigabe (keine lästigen Rückfragen mehr)
- Verknüpfung der Buchhaltung mit BMD und dem DocuWare Archiv
- Schutz vor Datenverlust
Das papierlose Büro – positiv auch für Kundensupport
Mit DocuWare ist es kinderleicht, wichtige Informationen zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit. Jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar und kontrollierbar. Martin Klier dazu: „Wir arbeiten heute deutlich effizienter, die Suche nach Dokumenten ist einfacher, wir brauchen keine Ordner und sind durch das papierlose Büro viel umweltfreundlicher unterwegs. Unterm Strich sparen wir Platz, viel Zeit und Kosten.
Konkret wurden bis dato rund 2.500 bis 3.000 Euro pro Jahr im Bereich Druck, Papier, Porto und Archiv eingespart.“ Doch nicht nur die internen Prozesse, auch die Kommunikation mit den Kunden wird durch DocuWare erleichtert. „Wir bieten optimalen Support und persönliche, kompetente Kundenbetreuung. Alle Mitarbeiter haben ein Tablet für Besprechungen und Termine. Ob im Büro oder unterwegs – wir haben immer Zugriff auf DocuWare. Die benötigten Dokumente können direkt bearbeitet, gestempelt und freigegeben werden – alles komplett papierlos“, so Martin Klier.
