Immobilien einfach managen mit DMS

GMK Immobilien GmbH

Die GMK Immobilientreuhand GmbH integriert das Dokumentenmanagement-System DocuWare – und verschafft sich einen Vorsprung im digitalen Zeitalter!

Als Immobilienmakler ist es besonders wichtig, rasch auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren zu können. Das stellt nicht nur hohe Anforderungen an das Know-how der Mitarbeiter, sondern ebenso an die Effizienz der internen Geschäftsprozesse und der Verwaltung. Das Linzer Unternehmen GMK Immobilientreuhand GmbH arbeitet seit Anfang 2018 mit der Dokumentenmanagement-Software DocuWare. Die Experten von adminIQ unterstützten das Team – von der Bedarfserhebung über Schulungen bis zum „Go-Live“ im Echtbetrieb.

“Die Suche nach Dokumenten war teilweise mühsam. Ein weiterer Zeitfresser war die Rechnungsprüfung, die bei uns durch mehrere Personen erfolgt.”

Speziell für Unternehmen in der Immobilienbranche gibt es eine moderne Lösung, die interne Arbeitsprozesse optimiert und Ordnung schafft – und zwar unkompliziert, sicher und flexibel: DocuWare verwandelt alle digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. „Seit Anfang 2018 arbeiten wir nun mit DocuWare.

Die Umstellung auf das digitale Büro dauerte nicht lange, nach nur einem Monat war das Team eingearbeitet. Die größte Überwindung stellte das Entsorgen von Papierdokumenten bzw. Original-Rechnungen und Verträgen dar – das hat sich aber dann schnell gelegt“, so Martin Klier und sagt weiter: „Wir hatten bis dato weder technische Probleme noch Programm-Ausfälle. Das ist ein großes Plus!“.

Die Herausforderung

Die Lösung

Das papierlose Büro – positiv auch für Kundensupport

Mit DocuWare ist es kinderleicht, wichtige Informationen zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit. Jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar und kontrollierbar. Martin Klier dazu: „Wir arbeiten heute deutlich effizienter, die Suche nach Dokumenten ist einfacher, wir brauchen keine Ordner und sind durch das papierlose Büro viel umweltfreundlicher unterwegs. Unterm Strich sparen wir Platz, viel Zeit und Kosten.

Konkret wurden bis dato rund 2.500 bis 3.000 Euro pro Jahr im Bereich Druck, Papier, Porto und Archiv eingespart.“ Doch nicht nur die internen Prozesse, auch die Kommunikation mit den Kunden wird durch DocuWare erleichtert. „Wir bieten optimalen Support und persönliche, kompetente Kundenbetreuung. Alle Mitarbeiter haben ein Tablet für Besprechungen und Termine. Ob im Büro oder unterwegs – wir haben immer Zugriff auf DocuWare. Die benötigten Dokumente können direkt bearbeitet, gestempelt und freigegeben werden – alles komplett papierlos“, so Martin Klier.

GMK Immobilien GmbH

Der Kunde – GMK Immobilien

  • GMK Immobilien ist seit über 35 Jahren im Immobiliengeschäft tätig
  • Website: www.gmk.at

Teilen Sie unsere
Success Story:

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on linkedin
Share on xing
Nach oben scrollen

Kontaktieren Sie uns!

Buchen Sie einen kostenlosen Termin mit einem Consultant! 

    „Mit dem DMS haben wir den Prozess der Rechnungs-Prüfung, -Freigabe und -Zahlung, der früher aufgrund der verteilten Standorte oft lange dauerte, wesentlich beschleunigt. Die Akzeptanz ist auch bei wenig technikaffinen Kolleginnen und Kollegen sehr hoch. Die automatische Erkennungsquote reduziert manuelle Arbeiten in der Buchhaltung erheblich. Heute arbeiten rund 200 Personen mit dem DMS und sind hochzufrieden, weil die Ablauflogik gleich geblieben ist und die manuellen Eingaben zum großen Teil wegfallen.“

    Michael Urstöger IT-Leiter, Kieninger GmbH