Illich Haustechnik & Wellness GmbH setzt zur Digitalisierung von Leistungsnachweisen und Optimierung interner Prozesse auf adminIQ!
Ganz gleich, ob es sich um Projekte im Bereich Neubau, Umbau oder Modernisierung handelt: Wenn es darum geht, Individualität zu betonen, unkonventionelle Lösungen zu suchen und höchste Professionalität in der Umsetzung zu gewährleisten, führt im Ybbstal kein Weg an Alexander Illich und seinem Team von der Firma Illich Haustechnik & Wellness GmbH vorbei.
Intern vertraut das Unternehmen auf die Digitialisierungsexperten adminIQ aus Sankt Florian/Linz.
„Für uns war es essentiell, unsere handgeschriebenen Leistungsnachweise digitalisiert zur Verfügung zu haben. Diese erfüllen einerseits die Funktion eines Arbeitsnachweises für die Kunden und dienen andererseits als Gesamtaufzeichnung der Arbeitsstunden für das Unternehmen.“
Alexander Illich
Geschäftsführer, Illich Haustechnik & Wellness GmbH
Die Digitalisierung mit adminIQ hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz in Bezug auf Arbeitsstunden und Kundenabrechnungen bei der Firma lllich Haustechnik & Wellness GmbH verbessert. Hier sind einige weitere Aspekte und Vorteile:
Einfache Datenerfassung: Die Umstellung von physischen Durchschlagbögen auf ein digitales Formular hat die Erfassung von Arbeitsstunden und Kundeninformationen erheblich vereinfacht. Mitarbeiter können jetzt ganz bequem über ihre bevorzugten Geräte – sei es ein Smartphone, Tablet oder Laptop – auf das Formular zugreifen und die erforderlichen Daten eingeben.
Automatische Benachrichtigungen: Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter von Alexander Illich profitieren von automatischen Benachrichtigungen. Auf Wunsch erhalten Kunden ihre Leistungsnachweise automatisch per E-Mail, was die Kommunikation und den Informationsaustausch erheblich verbessert. Ebenso werden Mitarbeiter über ihre erfassten Arbeitsstunden und relevante Informationen benachrichtigt.
Effiziente Archivierung und Wiederfinden: Digitale Leistungsnachweise werden automatisch archiviert und sind jederzeit leicht auffindbar. Dies bedeutet, dass lästiges Suchen in Papierstapeln der Vergangenheit angehört. Die gespeicherten Daten können schnell und einfach abgerufen werden, was die Arbeit des Büropersonals erheblich erleichtert.
Zeiteinsparungen und automatische Prozesse: Die Digitalisierung ermöglicht es, zeitaufwändige manuelle Prozesse zu automatisieren. Die erfassten Daten können direkt in die Lohnabrechnung integriert werden, was Fehler reduziert und den gesamten Abrechnungsprozess beschleunigt.
Plausibilitätsprüfung und Fehlerbehebung: Eine der Stärken adminIQ’s Digitalisierungslösung ist die automatische Überprüfung der Leistungsnachweise auf Plausibilität. Wenn Ungereimtheiten auftreten, wird der betreffende Leistungsnachweis automatisch einem zuständigen Mitarbeiter der Firma Illich zugewiesen, der die erforderlichen Korrekturen vornehmen kann.
Datenexport für weitere Verwendung: Durch den wöchentlichen Export der Arbeitsstunden als CSV-Datei stehen die Daten für verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in andere Softwarelösungen wie Buchhaltungssoftware (z.B. BMD) oder die Erstellung individueller Auswertungen in Excel.
Die Herausforderung
- Altmodische Durschlagbögen mussten ersetzt werden
- Arbeitsnachweis für den Kunden digitalisiert anbieten
- Transparenz der Stundenaufzeichnung für das Unternehmen fehlte
Die Lösung
- Klar strukturiert und auf allen Endgeräten optimiert
- Der Kunde erhält auf Wunsch den Leistungsnachweis per E-Mail
- Automatische Archivierung und leichtes wiederfinden
- Spart viel Zeit, da automatische Prozesse für die Lohnabrechnung gestartet werden
Digitale Transformation mit adminIQ: Mehr Effizienz, Zufriedenheit und Zeitersparnis bei Illich Haustechnik & Wellness GmbH
Die Digitalisierung der Leistungsnachweise hat nicht nur eine Umgestaltung der Arbeitsweise des Unternehmens bewirkt, sondern auch zu einer Steigerung der Zufriedenheit der Kunden geführt und gleichzeitig die internen Prozesse der Illich Haustechnik & Wellness GmbH optimiert.
Die erzielten Effizienzsteigerungen und die Verbesserung der Datenqualität sind deutlich erkennbar, und die Möglichkeit, Daten für weitere Analysen und Berichterstattung zu exportieren, eröffnet neue Potenziale für die Geschäftsentwicklung.
