digital, sicher & GoBD-konform
Vertragsmanagement mit DocuWare
Mit der DocuWare Vertragsverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Verträge – sicher archiviert, transparent organisiert und einfach auffindbar.
- Maximale Transparenz
- Schnellere Prozesse
- Vertragsfristen im Griff
Vertragsverarbeitung
Digitale Vertragsverwaltung statt Papierchaos
Kein Suchen mehr in Ordnern oder E-Mails: Mit DocuWare sind alle Verträge zentral gespeichert, revisionssicher archiviert und GoBD-konform verfügbar. So arbeiten Sie effizienter und steigern die Sicherheit im gesamten Unternehmen.
Sicher, flexibel und skalierbar
Ob KMU oder Konzern: Die DocuWare Vertragsverwaltung passt sich an Ihre Anforderungen an. Von der Erstellung über die Prüfung bis hin zur Archivierung begleitet Sie ein durchgängiger, digitaler Prozess – flexibel, sicher und zukunftsorientiert.
Kündigungs- und Verlängerungsfristen
Ein Vertrag läuft aus? Als Vertragsnehmer:in kündigen Sie in Ruhe oder handeln bessere Konditionen aus. Als Vertragsgeber:in informieren Sie Ihre Kundschaft rechtzeitig über die Vorteile einer Verlängerung. Behalten Sie Vertragslaufzeiten im Blick und erhalten rechtzeitig automatische Erinnerungen für wichtige Aktionen.
Vorteile
Volle Transparenz über Verträge
Alle Vertragsdokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit auffindbar. So behalten Sie stets den Überblick über Laufzeiten, Versionen und Verantwortlichkeiten.
Fristen sicher einhalten
Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Kündigungs- oder Verlängerungsfristen nicht mehr verpasst werden. Das schützt vor unnötigen Kosten und rechtlichen Risiken.
Schnellere Vertragsabschlüsse
Dank digitaler Workflows und elektronischer Signaturen verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich. Vertragsprozesse laufen effizienter und ohne Medienbrüche.
Rechtssichere Archivierung
Alle Verträge werden revisionssicher abgelegt und erfüllen gesetzliche Anforderungen wie GoBD oder DSGVO. So sind Sie jederzeit auf Audits vorbereitet.
Nahtlose Integration
Die Vertragsverwaltung fügt sich reibungslos in bestehende Systeme ein – von ERP über CRM bis Microsoft 365. Dadurch arbeiten alle Abteilungen mit denselben aktuellen Informationen.
Höhere Effizienz im Alltag
Manuelle Arbeitsschritte entfallen, Fehlerquellen werden minimiert. Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben, während DocuWare Routineprozesse übernimmt.
Souveränes Vertragsmanagement von Anfang bis Ende
Verträge verwalten, prüfen, unterzeichnen, verlängern, kündigen und sicher archivieren: Mit DocuWare gestalten Sie Ihre Vertragsprozessezu 100 % sicher und transparent.
Organisieren Sie Verträge einfach und übersichtlich
Sorgen Sie mit einheitlichen Ablagekriterien dafür, dass Verträge unternehmensweit übersichtlich archiviert und sofort verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Bearbeiten und aktualisieren Sie Verträge auf einfache Weise und stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer der neuesten Vertragsversion arbeitet.
Finden Sie Vertragsdetails spielend leicht
Verschaffen Sie sich dank einheitlicher Ablagekriterien und einer zentralen Informationsquelle schnell und einfach Einblick in Vertragsinhalte und Laufzeiten. Auch detektivische Feinarbeit übernimmt DocuWare: Die leistungsstarke Volltextsuche findet Vertragsdetails auf Anhieb und markiert die Fundstellen im Dokument.
Prüfen und finalisieren Sie Verträge zu 100 % digital
Weisen Sie Aufgaben nach festen Regeln oder ad hoc zu, um die Prüfung und Genehmigung von Verträgen reibungslos zu organisieren und deren Status zu verfolgen. Fügen Sie Verträgen Notizen und Kommentare hinzu, ohne das Original zu verändern und machen Sie Entscheidungen langfristig nachvollziehbar.
Verpassen Sie keine Fristen und seien Sie stets bereit für den nächsten Schritt
Vorbei sind die Zeiten, in denen Vertragslaufzeiten mühsam in Excel-Tabellen oder Kalendern verwaltet wurden: DocuWare informiert Sie, sobald Handlungsbedarf besteht, damit Sie Verträge entspannt verlängern oder kündigen können. Legen Sie Regeln fest und bestimmen Sie individuell, wann Sie erinnert, und wer benachrichtigt werden soll.
Sorgen Sie mit elektronischen Signaturen für nahtlose Vertragsabschlüsse
Fügen Sie einfach Ihre digitale Signatur per Signaturstempel hinzu, um Vertragsprozesse schnell abzuschließen. Oder geben Sie Verträge frei und übermitteln Sie diese digital an die Gegenpartei: Mit der nahtlosen Integration von elektronischen Signaturen von DocuSign oder ValidatedID erfüllen Sie höchste Sicherheitsanforderungen bei der Vertragsunterzeichnung.
Speichern Sie Verträge rechtskonform und sicher
DocuWare ist mehrfach zertifiziert und speichert Ihre Dokumente nicht nur revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, sondern schützt sie auch zuverlässig vor Verlust und Manipulation. Einfach zu verwaltende Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen auf sensible Vertragsinhalte zugreifen können. Datenschutzrichtlinien erfüllen Sie mühelos.
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Gerne beraten wir Sie unverbindlich zur idealen Anwendung von DocuWare in Ihrem Unternehmen.
Schneller Zugriff von überall
Ob im Büro oder im Homeoffice – alle Verträge sind jederzeit digital verfügbar. Mobiler Zugriff ermöglicht flexibles Arbeiten und schnelle Entscheidungen.
Optimale Zusammenarbeit
Mehrere Abteilungen können gleichzeitig auf dieselben Vertragsdokumente zugreifen. So werden Abstimmungen vereinfacht und die Zusammenarbeit im Unternehmen gestärkt.
FAQ
Digitales Vertragsmanagement bedeutet, dass alle Verträge elektronisch erstellt, gespeichert, bearbeitet und archiviert werden. Mit DocuWare haben Sie jederzeit Transparenz über Laufzeiten, Versionen und Fristen.
DocuWare Vertragsmanagement spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Sicherheit. Automatische Workflows, Fristenkontrolle und revisionssichere Archivierung schaffen Effizienz und Transparenz.
Ja. DocuWare erinnert automatisch an Kündigungs- und Verlängerungsfristen. So verpassen Sie keine wichtigen Termine und vermeiden unnötige Kosten.
Ja. Alle Verträge werden GoBD- und DSGVO-konform archiviert. Änderungen und Zugriffe sind jederzeit nachvollziehbar, sodass Sie revisionssicher arbeiten.
Digitale Workflows und elektronische Signaturen beschleunigen die Bearbeitung. Verträge können schneller erstellt, geprüft und abgeschlossen werden – auch standortübergreifend.
Ja. Alle Abteilungen greifen auf die gleiche zentrale Vertragsdatenbank zu. Das erleichtert die Zusammenarbeit und verhindert doppelte Datenpflege.
DocuWare lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- und Office-Systeme wie SAP, Microsoft 365 oder DATEV integrieren. So arbeiten Sie durchgehend digital ohne Medienbrüche.
Ihre Verträge werden verschlüsselt gespeichert, revisionssicher archiviert und mit Protokollen überwacht. Dadurch sind sie bestens geschützt und jederzeit verfügbar.
Ja. Ob kleines Unternehmen oder Konzern – DocuWare Vertragsmanagement ist flexibel skalierbar und passt sich an Ihre individuellen Anforderungen an.
Sie können Fristenüberwachung, Erinnerungen, Prüfungen, Freigaben und Archivierung automatisieren. Dadurch wird der gesamte Vertragslebenszyklus effizienter und sicherer gestaltet.
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