digital, sicher & GoBD-konform
Volle Effizienz für Einkauf und Finanzbuchhaltung
Sie wünschen sich mehr Kostenkontrolle? DocuWare sorgt für die notwendige Übersicht. Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse – auch Purchase-to-Pay-Prozesse genannt – von der Bestellung bis zur Bezahlung und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein Minimum.
- Strukturierte Bestellanforderungen
- Automatischer Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten
- Bis zu 80 % weniger Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung
Digitaler Einkauf- & Buchhaltungsprozess
Durchgängige Prozesse
Vom Bedarf bis zur Bezahlung: Mit DocuWare steuern Sie den gesamten Beschaffungs- und Rechnungsprozess digital. Alle Schritte laufen transparent, sicher und ohne Medienbrüche ab.
Automatischer Abgleich von Belegen
Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden automatisch miteinander abgeglichen. So reduzieren Sie Fehler, vermeiden Doppelzahlungen und beschleunigen die Freigabe.
Schnellere Rechnungsverarbeitung
Digitale Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen schneller geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Das verbessert die Liquidität und ermöglicht die Nutzung von Skonti.
Vorteile
Mehr Sicherheit bei Prüfungen
Alle Belege und Vorgänge werden revisionssicher dokumentiert. So sind Sie jederzeit auf interne oder externe Audits vorbereitet.
Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Einkauf, Buchhaltung und Fachabteilungen greifen auf dieselben Informationen zu. Das erleichtert die Abstimmung und beschleunigt Entscheidungen.
Reduzierung von Prozesskosten
Durch die Automatisierung von Freigaben, Prüfungen und Archivierung sinken die Bearbeitungskosten pro Rechnung deutlich.
Hohe Skalierbarkeit
Ob wenige Belege oder große Mengen – die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen und bleibt auch bei steigenden Volumina leistungsfähig.
Schneller Zugriff auf alle Belege
Alle Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge sind zentral digital archiviert und können sofort durchsucht und abgerufen werden.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Pünktliche Zahlungen und transparente Abläufe stärken das Vertrauen Ihrer Lieferanten und erleichtern bessere Konditionen bei Verhandlungen.
Betriebliche Effizienz und Planungssicherheit durch optimierte Beschaffungsprozesse
Verabschieden Sie sich von endlosen E-Mail-Schleifen mit Rückfragen zu Bestellungen, Lieferkonditionen oder Rechnungsdetails. Mit DocuWare greifen Einkauf, Rechnungsprüfung und Buchhaltung nahtlos ineinander. Egal, ob Sie Ihr Team ausstatten oder Warenbestände auffüllen: Strukturierte Bestellanforderungen sorgen für Transparenz und reibungslose Abläufe.
Transparenz über jede Bestellung
- Verwenden Sie intuitive Webformulare, um Bestelldetails und Buchhaltungsinformationen mit wenigen Mausklicks für eine zielgerichtete Weiterverarbeitung zu erfassen.
- Oder Sie legen Bestellanforderungen aus Ihrem ERP und WaWi nahtlos in DocuWare ab, um jederzeit flexibel darauf zugreifen und sie in effizienten Prozessen nutzen zu können.
Nur bewilligte Ausgaben
- Verbessern Sie die Kontrolle über Ausgaben durch transparente Workflows, die Bestellanforderungen zur ein- oder mehrstufigen Genehmigung an die entsprechenden Verantwortlichen weiterleiten.
- Definieren Sie passgenaue Genehmigungsrichtlinien, um Ausgaben-Workflows auf Basis von Rollen, Projekten, Schwellwerten oder sogar Produktkategorien zu steuern.
Rechnungen ohne manuelle Schritte verarbeiten
- Leiten Sie Rechnungen direkt an die richtigen Personen zur Prüfung weiter oder legen Sie Schwellenwerte für vorab genehmigte Bestellanforderungen oder Lieferanten fest, um Rechnungen ohne Zeitverlust zu prüfen.
- Mühsames manuelles Abhaken von Rechnungspositionen? Das war einmal. DocuWare erledigt den Abgleich von Rechnungs-und Lieferdaten automatisch – selbst bei mehrseitigen Eingangsrechnungen mit zahlreichen Positionen.
Schneller buchen und bezahlen
- Nutzen Sie die Kontierungsmöglichkeiten und Buchungsvorschläge in DocuWare. Das minimiert Fehler und den manuellen Aufwand im nachgelagerten Buchungsvorgang.
- Übernehmen Sie Rechnungs- und Buchungsdaten aus DocuWare direkt in Ihr Buchhaltungssystem, egal, ob Sie SAP, DATEV, Sage oder eine andere Anwendung einsetzen. Das garantiert korrekte Daten an allen Stellen und optimiert den Zahlungsprozess.
Verknüpfte Informationen
- Greifen Sie im Handumdrehen auf Auftragsdetails, Preislisten, Angebote, Rechnungen und Korrespondenz zu. Auch aus Ihrem ERP-, WaWi-, CRM- oder anderen Systemen sind alle Informationen mit einem Klick verfügbar.
- Neue Lieferanten können Sie zudem einfach über ein Registrierungsformular erfassen und bei Bedarf validieren, um sichere Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
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Transparente Nachvollziehbarkeit
Alle Aktionen an Vertragsdokumenten werden automatisch protokolliert. So behalten Sie jederzeit den Überblick, wer wann welche Änderung oder Freigabe vorgenommen hat.
Individuelle Zugriffsrechte
Dank rollenbasierter Rechteverwaltung erhält jede Person nur Zugriff auf die Informationen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das erhöht die Datensicherheit und schützt vertrauliche Inhalte.
FAQ
DocuWare digitalisiert den gesamten Einkaufsprozess – von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Rechnungsfreigabe. Alle Belege sind zentral verfügbar, transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, ausgelesen und mit Bestellungen abgeglichen. Dadurch reduzieren Unternehmen Fehler, sparen Zeit und können Skonti konsequent nutzen.
Ja. DocuWare führt den 3-Wege-Abgleich automatisch durch. So wird sichergestellt, dass nur geprüfte und korrekte Rechnungen in die Buchhaltung übernommen werden.
Alle Abteilungen greifen auf die gleichen digitalen Belege und Daten zu. Das sorgt für Transparenz, vermeidet Doppelarbeit und beschleunigt Freigabeprozesse.
Ja. DocuWare lässt sich nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics integrieren. So arbeiten Einkauf und Finanzbuchhaltung durchgängig digital.
Durch zentrale Daten, transparente Workflows und automatisierte Freigaben behalten Unternehmen Budgets und Ausgaben jederzeit im Blick. Das verbessert Verhandlungspositionen und spart Kosten.
Mit OCR erkennt DocuWare automatisch relevante Rechnungsdaten wie Beträge, Lieferanten oder Fälligkeitsdaten. Diese werden direkt in die Workflows übernommen – fehlerfrei und ohne manuelle Eingabe.
Ja. Ob kleines Unternehmen oder Konzern – DocuWare ist skalierbar und passt sich flexibel an die Anforderungen im Einkauf und in der Buchhaltung an.
Alle Dokumente werden verschlüsselt gespeichert, revisionssicher archiviert und DSGVO-konform verwaltet. Zugriffe und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
Automatisierbar sind unter anderem Bestellanforderungen, Rechnungsfreigaben, Zahlungsfreigaben und die Archivierung. Dadurch werden Abläufe schneller, sicherer und transparenter.
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Mathias Pelzeder
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