digital, sicher & GoBD-konform
Effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare
Behalten Sie jederzeit den Überblick: Mit dem DocuWare DMS erfassen und archivieren Sie Dokumente revisionssicher, automatisieren Freigaben und integrieren Ihre Workflows nahtlos in SAP, Microsoft 365 oder DATEV. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und arbeiten transparenter im gesamten Team.
- Optimale Verfügbarkeit von Informationen
- Mehr Effizienz & weniger Kosten
- Revisionssicher & DSGVO-konform
Dokumentenverarbeitung
Cloud & On-Premise
Ob als DMS Cloud oder On-Premise: Mit DocuWare verwalten Sie Dokumente sicher, flexibel und jederzeit verfügbar. Ihre Daten bleiben revisionssicher archiviert und lassen sich nahtlos in Systeme wie zum Beispiel Microsoft 365, SAP, DATEV, BMD oder ähnlichem integrieren.
Papierloses Büro
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzt Aktenordner durch digitale Strukturen. So sind alle Dokumente zentral gespeichert, schnell auffindbar und GoBD-konform archiviert. Das papierlose Büro schafft Transparenz, spart Platz und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen.
OCR Dokumentenerkennung
Mit OCR Dokumentenerkennung und automatisierter Dokumentenerfassung liest DocuWare Inhalte wie Rechnungsnummern, Verträge oder Personalakten automatisch aus. In Kombination mit Workflow Automatisierung entsteht ein smarter Prozess, der Fehler minimiert und Ihre digitale Transformation vorantreibt.
Effizienz
Optimierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen – für mehr Fokus auf das Wesentliche.
Flexibilität
Anpassbar an Ihre Abläufe, Abteilungen und Workflows – ganz nach Ihrem Bedarf.
Echtzeit
Alle Informationen stehen sofort und aktuell zur Verfügung – jederzeit und überall.
Integration
Nahtlose Anbindung an Ihre bestehenden Systeme wie ERP, CRM oder Buchhaltung.
Vorteile
Skontofristen im Blick
Verpasste Zahlungsziele kosten bares Geld – mit DocuWare haben Sie Ihre Skontofristen immer im Blick.
Automatische Workflows und Erinnerungen sorgen dafür, dass Rechnungen rechtzeitig geprüft und freigegeben werden.
So nutzen Sie Skonti konsequent, senken Kosten und steigern Ihre Liquidität nachhaltig.
Nahtlose Integration
DocuWare verbindet sich mühelos mit ERP-, Buchhaltungs- und CRM-Systemen wie zum Beispiel: SAP, Microsoft 365, DATEV und vielen mehr. So vermeiden Sie Doppelerfassungen, steigern die Datenqualität und halten Ihre Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Buchung durchgängig digital.
Eingangsrechnungen digital erfassen
Mit der automatisierten Belegerfassung erfassen Sie Eingangsrechnungen schnell, fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand.
Dank OCR-Technologie werden alle relevanten Daten automatisch ausgelesen und direkt in den Rechnungsworkflow übernommen – effizient, transparent und GoBD-konform.
Intelligente Indexierung
Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen und korrekt indexiert. Relevante Daten wie Beträge, Lieferanten oder Fälligkeitsdaten müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Mit KI in der Rechnungsverarbeitung wird die Beleglesung digital, was Zeit spart, Tippfehler verhindert und die Datenqualität steigert. So treiben Sie die digitale Transformation der Buchhaltung konsequent voran.
Transparente Genehmigungsprozesse
Alle Schritte im Workflow Rechnungsfreigabe sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Mitarbeitende wissen genau, wann sie was freigeben müssen – ohne E-Mail-Chaos. Dank mobilem Rechnungsmanagement können Freigaben auch von unterwegs erfolgen. Das schafft mehr Klarheit, bessere Zusammenarbeit und unterstützt die automatisierte Buchhaltung mit schlanken, digitalen Abläufen.
Revisionssichere Archivierung
DocuWare archiviert Dokumente gemäß den geltenden rechtlichen Anforderungen wie GoBD oder DSGVO.
Änderungen und Zugriffe werden protokolliert und lassen sich jederzeit nachverfolgen.
So sind Sie bestens vorbereitet auf Prüfungen und rechtlich auf der sicheren Seite.
Digitale Formulare
Mit DocuWare lassen sich Formulare digital erstellen, ausfüllen und standortunabhängig einreichen. Das erleichtert die Datenerfassung, reduziert manuelle Eingaben und sorgt für konsistente Informationen im gesamten Prozess.
Automatischer Buchungsstapel
Eingehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet, vorkontiert und gesammelt zur Buchung bereitgestellt. Das spart Zeit in der Buchhaltung und reduziert manuelle Eingriffe auf ein Minimum.
Dokumente im Überblick — einfach, schnell, intuitiv
Gut organisierte Dokumente sind entscheidend für erfolgreiche Geschäftsprozesse. DocuWare sorgt für Transparenz und reibungslose Abläufe, damit Sie entspannt und fokussiert arbeiten können.
Organisieren Sie Dokumente strukturiert und sicher
Ob eingehende oder ausgehende Geschäftsdokumente: In DocuWare werden sie zentral erfasst, mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen verknüpft. Automatisierte Importfunktionen und Datenerfassung sorgen für unmittelbare Verfügbarkeit und Produktivität.
Finden Sie Informationen schnell und zuverlässig
Ob Volltextsuche, gezielte Filter oder Aktenansicht: DocuWare zeigt auf Knopfdruck alle Dokumente zu einem Projekt, einer Kunden- oder Lieferantenakte, für einen bestimmten Zeitraum oder Geschäftsvorfall. Erhalten Sie eine sofortige Anzeige des Dokuments, unabhängig von Dateigröße und -format.
Gestalten Sie Ihre Prozesse effizient und nachvollziehbar
Nutzen Sie flexibel anpassbare Workflows und Formulare, um dokumentenbasierte Prozesse effizient zu steuern, Fristen zu überwachen, Reaktionszeiten zu beschleunigen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachzuvollziehen – von der Rechnungsfreigabe bis zur Vertragserneuerung.
Ermöglichen Sie intuitive und effiziente Zusammenarbeit
Versehen Sie Dokumente mit Notizen, Ihrer Unterschrift und Stempeln oder markieren Sie wichtige Details, ohne das Original zu verändern. Oder öffnen Sie die Dokumente im Originalprogramm und bearbeiten Sie sie wie gewohnt. Die automatische Versionierung und Dokumentenhistorie sowie ein jederzeit vollständiger Statusüberblick schaffen dabei lückenlose Transparenz.
Nutzen Sie nahtlos unterschiedliche Programme
Integrieren Sie DocuWare in wichtige Geschäftsanwendungen wie Microsoft Teams, Outlook sowie Ihr ERP oder CRM, um Dokumente nahtlos abzulegen, auf sie zuzugreifen und Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren. Das erspart ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz an allen Stellen.
Verwalten und archivieren Sie Dokumente rechtskonform
Gut organisierte Dokumente erleichtern es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erfüllen und jederzeit auskunftsbereit zu sein. Die filigrane Rechtestruktur, sichere Erfassung, klar geregelte Abläufe und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentverlust, Missbrauch und Manipulation.
Sie möchten mehr zum Thema DMS und digitaler Transformation erfahren?
Gerne beraten wir Sie unverbindlich zur idealen Anwendung von DocuWare in Ihrem Unternehmen.
FAQ
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Unternehmen Dokumente digital erfassen, verwalten und archivieren. DocuWare bietet dabei revisionssichere Archivierung, Workflow-Automatisierung und volle DSGVO-Compliance.
Mit einem DMS wie DocuWare sparen Sie Zeit, reduzieren Kosten und steigern die Effizienz durch digitale Workflows. Zudem sind alle Dokumente zentral gespeichert, jederzeit verfügbar und GoBD-konform archiviert.
Ja. DocuWare gibt es sowohl als DMS Cloud-Lösung als auch On-Premise. Unternehmen können flexibel wählen, ob sie ihre Dokumentenverwaltung in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum betreiben möchten.
Bei der revisionssicheren Archivierung werden Dokumente unveränderbar gespeichert und alle Bearbeitungsschritte lückenlos protokolliert. So erfüllt DocuWare die Anforderungen nach GoBD und DSGVO.
Ein papierloses Büro bedeutet, dass alle Dokumente digital im DMS gespeichert sind. Mit DocuWare sind Informationen schnell auffindbar, sicher archiviert und über digitale Workflows effizient nutzbar.
DocuWare automatisiert wiederkehrende Abläufe wie Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Personalaktenprozesse. Mit Workflow-Automatisierung sparen Unternehmen Zeit und reduzieren Fehler.
DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie SAP, Microsoft 365, DATEV oder andere ERP- und CRM-Lösungen integrieren. So wird das Dokumentenmanagement direkt in bestehende Prozesse eingebunden.
Ja. DocuWare stellt sicher, dass alle Dokumente GoBD-konform archiviert und DSGVO-gerecht verarbeitet werden. Damit sind rechtliche Vorgaben für Unternehmen jederzeit erfüllt.
Ein DMS eignet sich für KMU ebenso wie für Konzerne. DocuWare ist skalierbar und unterstützt Branchen wie Industrie, Handel, Dienstleistung oder öffentliche Verwaltung.
Die Einführung eines DMS erfolgt in klaren Schritten: Analyse der bestehenden Prozesse, Definition der Ziele, Auswahl der Module und Integration in bestehende Systeme. Als Digitalisierungspartner begleiten wir Sie bei der Umsetzung von DocuWare.
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