digital, sicher & GoBD-konform
digitales Personalmanagement
Die Verwaltung und Suche nach Personaldokumenten bindet zu viele HR-Ressourcen? Das muss nicht sein! Mit DocuWare organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben.
- Schneller Zugriff auf Personalakten
- Sicherheit für vertrauliche Daten
- Automatisierung von HR-Prozessen
Software für digitale Personalakten
Schneller Zugriff auf Personaldokumente
Alle Unterlagen sind zentral digital archiviert und lassen sich in Sekunden durchsuchen – ob Bewerbungsunterlagen, Verträge oder Gehaltsabrechnungen. So sparen Sie wertvolle Zeit bei jeder Recherche und erhöhen die Effizienz im HR-Alltag.
Effizientere HR-Prozesse
Routineaufgaben wie Ablage, Suche oder Weiterleitung von Dokumenten laufen automatisiert ab. Dadurch reduzieren Sie Fehlerquellen und können Ihre Ressourcen auf wertschöpfende Personalthemen konzentrieren.
Effizientere HR-Prozesse
Jeder Zugriff und jede Änderung an der digitalen Personalakte wird protokolliert. So behalten HR-Teams, Führungskräfte und Auditoren jederzeit einen lückenlosen Überblick über alle Aktivitäten.
Vorteile
Datenschutz & Compliance
Vertrauliche Mitarbeiterdaten sind DSGVO- und GoBD-konform geschützt. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben und höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Self-Service für Mitarbeitende
Beschäftigte können ihre eigenen Dokumente wie Gehaltszettel oder Verträge selbst abrufen. Das steigert die Zufriedenheit, reduziert Rückfragen und entlastet gleichzeitig die Personalabteilung.
Verbesserte Zusammenarbeit
Alle HR-Dokumente sind zentral verfügbar und lassen sich mit wenigen Klicks intern teilen. Damit wird die Kommunikation zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden effizienter und transparenter.
Flexibles Arbeiten im Homeoffice
Die digitale Personalakte ist ortsunabhängig verfügbar. So können HR-Mitarbeiter:innen Anfragen oder Freigaben auch mobil bearbeiten und bleiben stets handlungsfähig.
Zukunftsorientierte Automatisierung
Ob Onboarding, Vertragsänderungen oder Gehaltsabrechnung – automatisierte Workflows beschleunigen alle HR-Prozesse. Unternehmen gewinnen dadurch Geschwindigkeit und Zukunftssicherheit in ihrem Personalwesen.
Bessere Mitarbeiterbindung
Schnelle Bearbeitung von HR-Anliegen, transparente Abläufe und moderne Self-Service-Funktionen steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Damit wird die HR-Abteilung zu einem aktiven Treiber für Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur.
Verwaltungsaufwand minimieren, Zukunft gestalten
Führungskräfte entwickeln, innere Kündigungen vermeiden und den Teamgeist trotz Homeoffice stärken — Ideen gibt es viele, aber die Zeit zur Umsetzung fehlt? Mit DocuWare gewinnen Sie durch die Automatisierung manueller Verwaltungsaufgaben wertvolle Stunden für strategische Projekte zurück.
Verwalten Sie Personaldaten ressourcenschonend
Mit DocuWare pflegen Sie Personaldaten sowie Dokumente an zentraler Stelle. Auf dieser Basis lassen sich Vorlagen und Formulare mit Namen, Adressen, Versicherungsnummern etc. befüllen, ohne diese mehrfach abtippen zu müssen. Änderungen an ihren Stammdaten können Mitarbeitende einfach und praktisch mit wenigen Klicks selbst beantragen. Sie müssen diese im Anschluss nur noch bestätigen.
Bieten Sie maximale Flexibilität beim Zugriff
DocuWare ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Personaldokumente über die Aktenansicht, flexible Filteroptionen oder die Volltextsuche. So ist schnelles Finden garantiert – auch von unterwegs per Smartphone App. Stellen Sie Self-Service-Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeitende bereit – von der einfachen Suche bis hin zur Portal-Integration.
Verteilen Sie Gehaltsabrechnungen mühelos
Erstellen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Lohnprogramm Ihrer Wahl und sparen Sie Zeit und Ressourcen bei der Zustellung. DocuWare legt die Abrechnungen ohne Ihr Zutun in den digitalen Personalakten der Mitarbeitenden ab, auch wenn ein externes Steuerbüro die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt. Über einen geschützten Link können Ihre Mitarbeitenden von jedem Endgerät aus auf ihre eigenen Dokumente zugreifen.
Gewährleisten Sie maximale Sicherheit
Schützen Sie Personaldokumente durch klare Berechtigungen und verzichten Sie auf E-Mails mit Anhängen, die unkontrolliert zirkulieren. Koordinieren Sie Feedback und Freigaben stattdessen über sichere digitale Workflows und integrieren Sie den geschützten Zugriff auf Personaldokumente auch in Microsoft Teams oder andere Kanäle. So stellen Sie bei der Bearbeitung von Personaldokumenten Datenschutz und DSGVO-Compliance durchgängig sicher.
Managen Sie HR-Aufgaben digital und effizient
Nutzen Sie die digitalen Workflows von DocuWare, um Dokumente schnell und einfach zur Freigabe oder Kenntnisnahme an Führungskräfte und Mitarbeitende weiterzuleiten. Bei der Bearbeitung lassen sich Stempel und Anmerkungen hinzufügen, ohne die Originaldokumente zu verändern. So wissen alle Parteien stets über den aktuellen Status Bescheid. Verzögert sich eine Aufgabe, unterstützt DocuWare mit einer Erinnerung.
Bleiben Sie up-to-date und vorbereitet
Ob Verträge oder Zertifikate von Mitarbeitenden auslaufen oder ein Jubiläum ansteht: Mit automatischen Benachrichtigungen und Statusinformationen von DocuWare behalten Sie wichtige Termine und Fristen im Blick und können proaktiv handeln – für terminsichere Abläufe und wertgeschätzte Mitarbeitende.
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Einheitliche Datenbasis
Alle Mitarbeiterinformationen liegen zentral und konsistent vor. Das verhindert Dubletten, erleichtert die Auswertung und sorgt für fundierte Entscheidungen im Personalmanagement.
Schnelleres Onboarding
Neue Mitarbeitende können durch digitale Workflows schneller eingearbeitet werden. Alle relevanten Unterlagen, Verträge und Checklisten stehen sofort digital bereit.
FAQ
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Lösung zur Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente. Mit DocuWare werden Personalunterlagen sicher, DSGVO-konform und jederzeit auffindbar gespeichert.
Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Fehler und erhöhen die Effizienz. HR-Prozesse wie Onboarding, Vertragsverwaltung oder Gehaltsabrechnung laufen schneller und transparenter ab.
Mit DocuWare werden Routineaufgaben wie Ablage oder Dokumentensuche automatisiert. HR-Mitarbeiter:innen können sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben und Mitarbeiterbetreuung konzentrieren.
Ja. DocuWare speichert alle Personaldaten verschlüsselt, revisionssicher und mit klar geregelten Zugriffsrechten – 100 % datenschutzkonform nach DSGVO.
Ja. Über Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende Gehaltszettel oder Verträge selbst abrufen. Das spart Zeit und entlastet die Personalabteilung.
Neue Mitarbeitende haben sofort alle relevanten Unterlagen digital verfügbar. Checklisten, Verträge und Schulungsunterlagen lassen sich automatisiert bereitstellen, was das Onboarding beschleunigt.
Von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Zertifikate bis zu Gehaltsabrechnungen – alle Personaldokumente können digital archiviert und verwaltet werden.
Ja. Die Lösung ist skalierbar und passt sich flexibel an – egal ob für kleine Betriebe oder große Konzerne mit komplexen HR-Strukturen.
DocuWare schützt Personaldaten mit modernster Verschlüsselung, rollenbasierten Zugriffsrechten und revisionssicherer Archivierung. So sind vertrauliche Informationen jederzeit geschützt.
Typische Anwendungsfälle sind Vertragsfreigaben, Dokumentenlenkung, Urlaubsanträge und Gehaltsabrechnungen. Die Automatisierung sorgt für mehr Effizienz und weniger manuelle Arbeit.
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