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Anwenderbericht | kanzlei wtgl

Schritt für Schritt zur papierlosen Kanzlei

WTGL setzt auf modernes Dokumentenmanagement-System DocuWare – und die Expertise von ADMIN IQ.

Die Linzer Steuerberatungskanzlei WTGL wird zu einem digitalen Unternehmen und bringt dadurch neue Dynamik und Agilität in das tägliche Business. „Mit ADMIN IQ haben wir einen erfahrenen Partner an unserer Seite, der uns bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse von Beginn an partnerschaftlich betreut hat“, so Mag. Martina Spindler, Inhaberin der WTGL Wirtschaftstreuhand- Steuerberatungs-GmbH & Co KG, und ergänzt: „Die Entscheidung für das Dokumentenmanagement-System DocuWare war richtig. Die Arbeitsabläufe sind deutlich effizienter, wir sparen Zeit und Geld!“


 

Die digitale Kanzlei

Der digitale Fortschritt revolutioniert sämtliche Branchen – so auch die Steuerberatung bzw. Wirtschaftsprüfung, die bis vor nicht allzu langer Zeit noch mit viel Papier, Belegen und Rechnungen assoziiert wurde. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare unterstützen Kanzleien dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. ADMIN IQ von SOFTSOLUTION begleitet Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Kanzlei. „Seit der Einführung von DocuWare konnten wir viele Prozesse deutlich verbessern.

Wir sparen Arbeitszeit, z. B. für Wege der Ablagen, außerdem ca. € 3.000,- Sachkosten und ca. € 10.000,- Personalkosten pro Jahr. Auch das Archiv braucht weniger Platz. Die Mitarbeiter sind motiviert, es gibt viele Vorteile, z. B. neue Bildschirme. Das Arbeiten macht Spaß“, so Mag. Spindler. Während in anderen Kanzleien noch mühsam nach einzelnen Dokumenten und Rechnungen gesucht wird, entsteht für WTGL ein klarer Wettbewerbsvorteil. „Unsere Kanzlei wird von Klienten und Partnern als modernes Unternehmen eingestuft. Und auch intern verändert sich die Unternehmenskultur, Prozesse werden hinterfragt und ständig verbessert. Mit Hilfe von DocuWare sind wir heute Vorreiter in Sachen Digitalisierung“, freut sich die Inhaberin und ergänzt: „Unser Ansprechpartner Max Raber von ADMIN IQ bewies hohe Überzeugungskraft – auch und vor allem in seinen Präsentationen.“

 

  • Der Kunde - WTGL Wirtschaftstreuhand - Steuerberatungs- GmbH & CO KG
     
    • Standort: Linz, Blumauerstraße 35
    • 12 MitarbeiterInnen
    • Tätigkeitsbereiche: Buchhaltung, Lohnverrechnung, Bilanzierung, Steuer- und betriebswirtschaftliche Beratung, Unterstützung bei Bankkontakt, Behördenkontakt

     

     


Frau Mag. Spindler, was würden Sie anderen Unternehmen raten, die mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind?

 
  • Man muss sich immer die Fragen stellen: „Wo steht man selbst in 5 Jahren?“ und „Wo steht der Mitbewerb in 5 Jahren?“
  • Die Entscheidungen rund um die Digitalisierung der Geschäftsprozesse sollte nicht von „oben“ bestimmt werden. Die Einbindung der Mitarbeiter ist essenziell – gemeinsam wird besprochen: „Wo wollen wir hin?“
  • Es ist notwendig, interne Meetings abzuhalten: was funktioniert gut, wo müssen wir noch verbessern, wo spüren wir Erleichterung in der täglichen Arbeit?
  • Eine firmeninterne Umstellung auf digitalisierte Geschäftsprozesse ist anstrengend – speziell zu Beginn. Man muss sich ausreichend Zeit nehmen und mit kleinen Bereichen starten, um das Team nicht zu überfordern.
  • Der Zeitdruck bei Klienten muss bei der Einführung berücksichtigt werden! Um Termine einzuhalten, haben wir zu Beginn in stressigen Situationen „herkömmlich“ gearbeitet.

 

Mit DocuWare sind Steuerberatungskanzleien auf der sicheren Seite:
 
  • Schneller Zugriff auf alle Dokumente (auch während eines Telefonates):  ablegen, suchen, teilen
  • Erfassung von digitalen und gedruckten Dokumenten
  • Arbeitsabläufe werden effizienter & schneller
  • Mitarbeiter sind besonders flexibel, da sie online von unterschiedlichen Geräten arbeiten können ­– z. B. auch im Home Office
  • Sicherung aller Daten – laut DSGVO – ohne zusätzlichen Aufwand
  • Einfache Bedienung – auf allen Endgeräten (Smartphone, Tablet, PC)


Schreiben Sie Ihre digitale Erfolgsgeschichte – mit ADMIN IQ!

Weniger Papier, besserer Workflow, mehr Zeit, klare Prozesse – moderne Steuerberatungskanzleien setzen auf neue Technologien. Um diese „digitale Transformation“ professionell und Schritt für Schritt umzusetzen, braucht es einen erfahrenen Partner wie ADMIN IQ von SOFTSOLUTION. Unsere Experten sind an Ihrer Seite – vom Konzept bis zur Umsetzung, Schulungen und vieles mehr. Sie erhalten technologisches Know-how, intelligente Produktlösungen und partnerschaftliche Zusammenarbeit.