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Anwenderbericht | KASTNER & SCHATZ STEUERBERATUNG

Kastner & Schatz – eine digitale Erfolgsgeschichte

Die Steuerberatungskanzlei profitiert durch modernes Dokumentenmanagement und umfassende Projektbegleitung durch ADMIN IQ.

Belege, Lohnabrechnungen, Bilanzen, Verträge, Daten von Klienten, E-Mails – in Steuerberatungskanzleien spricht man oft auch von „Zettelwirtschaft“. Die Kanzlei Kastner & Schatz aus Waidhofen a. d. Ybbs setzt bei der Digitalisierung auf die Zusammenarbeit mit ADMIN IQ von SOFTSOLUTION – und auf das Dokumenten-Management-System DocuWare. Diese Software sammelt digitale und gedruckte Dokumente und stellt Informationen zu Klienten auf Knopfdruck zur Verfügung – und zwar unkompliziert, sicher und flexibel. „Innovation ist uns wichtig und deshalb arbeiten wir laufend daran, unsere Kanzlei zu modernisieren und digitalisieren. Gemeinsam mit SOFTSOLUTION haben wir eine Lösung gefunden“, so MMag. Bettina Kastner, Geschäftsführerin am Standort in Waidhofen a. d. Ybbs.


 

DocuWare unterstützt die Mitarbeiter der Kanzlei in ihrer täglichen Arbeit:
 

  • Jahresabschluss-Prozess digital im Überblick – Digitaler Akt mit Hinweisen & Besonderheiten zum Klienten
  • Übernahme der Windows-Ordnerstruktur und Darstellung mit DocuWare
  • Einfaches Finden von Dokumenten durch Volltextsuche
  • Einfache Einhaltung der DSGVO mittels Lösch-Workflow
  • Return on Investment weniger als 3 Jahre
  • Archiv für vertrauliche Dokumente der Geschäftsführung
  • Ablage von Papier entfällt zum Großteil
  • Aufbewahrungspflicht einfach einhalten
  • Löschen erfolgt nur nach Bestätigung
  • Archiv für einfache Verwaltung & garantierte Aufbewahrung
  • Alle Tätigkeiten sind nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert – so wird Datenverlust beinahe unmöglich!
     
  • Der Kunde - Kastner & Schatz Steuerberatung GmbH
     
    • Standorte: Waidhofen a. d. Ybbs, Aschbach, Ulmerfeld
    • 18 MitarbeiterInnen
    • Tätigkeitsbereiche: Steuerberatung, Unternehmensberatung, Hilfestellung bei Wirtschaftsprüfungen, Hilfestellung bei deutschen Steuererklärungen


Fazit: "Die Modernisierung zahlt sich aus!" 

Das Team von Kastner & Schatz war sich schnell einig: die Integration von DocuWare in das Kanzleisystem ist in vielerlei Hinsicht eine Bereicherung. „Besonders die täglichen Routinearbeiten werden erleichtert“, erzählt MMag. Bettina Kastner. Für sie bringt DocuWare drei wesentliche Vorteile für ihr Unternehmen:

1. Mitarbeiterfreundlichkeit: Einige zeit- und arbeitsintensive Prozesse konnten wir rationalisieren, sodass unsere Mitarbeiter mit viel Freude ihre Aufgaben erledigen können.

2. Klientenfreundlichkeit: Auch unsere Klienten profitieren von der Digitalisierung. Honorare und Korrespondenz zum Finanzamt werden elektronisch übermittelt, was eine wesentliche Zeitersparnis für alle Beteiligten bietet.

3. Umweltfreundlichkeit: Durch die Digitalisierung unserer Kanzlei verbrauchen wir enorme Mengen weniger an Papier und haben weniger Druck- und Kopierkosten. Nicht nur Emissionen, sondern auch Platz und Entsorgungskosten können wir dadurch verringern.“


Im Interview: MMag. Bettina Kastner, Geschäftsführerin von Kastner & Schatz


Welche Benefits bieten für Sie die Optimierung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse?

Bettina Kastner: Durch die Digitalisierung unserer Kanzlei verbrauchen wir enorme Mengen weniger an Papier. Nicht nur Emissionen, sondern auch Platz und Entsorgungskosten können wir dadurch verringern.

Was sagen Ihre Mitarbeiter und Klienten zu der Modernisierung?

Bettina Kastner: Es fallen zeitintensive und lästige Arbeiten wie die Ablage in Papierform weg. Unsere Mitarbeiter sind daher mit mehr Freude bei der Arbeit.

Warum haben Sie sich für die Digitalisierung mit DocuWare entschieden?

Bettina Kastner: Durch die Unterstützung durch SOFTSOLUTION können wir uns darauf verlassen, jederzeit auf kompetente Ansprechpartner vor Ort zurückgreifen zu können.

Welche Vorteile bringt die Lösung für Sie und Ihre Klienten?

Bettina Kastner: Wir profitieren durch die Zeit- und Kostenersparnis, da sämtliche Korrespondenz digital übermittelt wird. Unsere Klienten müssen die Post nicht mehr einscannen, sondern können diese sofort digital ablegen.

Gibt es spezielle Funktionen, die Sie und Ihre Mitarbeiter besonders gerne nützen?

Bettina Kastner:  Die Volltextsuche erspart die bis dato zeitaufwendige Suche in Papierakten.
 

Mit DocuWare sind Steuerberater auf der sicheren Seite:
 
  • Zugriff auf alle Dokumente: ablegen, suchen, teilen
  • Erfassung von digitalen und gedruckten Dokumenten
  • Arbeitsabläufe effizienter & schneller
  • Sicherung aller Daten – laut DSGVO - ohne zusätzlichen Aufwand
  • Einfache Bedienung - auf allen Endgeräten (Smartphone, Tablet, PC)


Schreiben Sie Ihre digitale Erfolgsgeschichte – mit ADMIN IQ!

Weniger Papier, besserer Workflow, mehr Zeit, klare Prozesse – moderne Steuerberatungskanzleien setzen auf neue Technologien. Um diese „digitale Transformation“ professionell und Schritt für Schritt umzusetzen, braucht es einen erfahrenen Partner wie ADMIN IQ von SOFTSOLUTION.

Unsere Experten sind an Ihrer Seite – vom Konzept bis zur Umsetzung, Schulungen und vieles mehr. Sie erhalten technologisches Know-how, intelligente Produktlösungen und partnerschaftliche Zusammenarbeit.