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Anwenderbericht | GMK Immobilientreuhand GmbH

Immobilien einfach managen

Die GMK Immobilientreuhand GmbH integriert das Dokumentenmanagement-System DocuWare – und verschafft sich einen Vorsprung im digitalen Zeitalter!

Als Immobilienmakler ist es besonders wichtig, rasch auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren zu können. Das stellt nicht nur hohe Anforderungen an das Know-how der Mitarbeiter, sondern ebenso an die Effizienz der internen Geschäftsprozesse und der Verwaltung. Das Linzer Unternehmen GMK Immobilientreuhand GmbH arbeitet seit Anfang 2018 mit der Dokumentenmanagement-Software DocuWare. Die Experten von ADMIN IQ unterstützten das Team – von der Bedarfserhebung über Schulungen bis zum „Go-Live“ im Echtbetrieb.

"Die Umstellung dauerte nicht lange!“

Vor der Einführung von DocuWare arbeitete GMK Immobilientreuhand GmbH papierbasiert. Sämtliche Unterlagen wurden archiviert, da die sichere Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten in der Immobilienbranche verpflichtend ist – und zwar für die Dauer von 20 Jahren. „Die Suche nach Dokumenten war teilweise mühsam. Ein weiterer Zeitfresser war die Rechnungsprüfung, die bei uns durch mehrere Personen erfolgt“, berichtet Martin Klier, Geschäftsführer von GMK Immobilientreuhand GmbH. 

Speziell für Unternehmen in der Immobilienbranche gibt es eine moderne Lösung, die interne Arbeitsprozesse optimiert und Ordnung schafft – und zwar unkompliziert, sicher und flexibel: DocuWare verwandelt alle digitalen und Papierdokumente in geordnet abgelegte Informationen. „Seit Anfang 2018 arbeiten wir nun mit DocuWare. Die Umstellung auf das digitale Büro dauerte nicht lange, nach nur einem Monat war das Team eingearbeitet. Die größte Überwindung stellte das Entsorgen von Papierdokumenten bzw. Original-Rechnungen und Verträgen dar – das hat sich aber dann schnell gelegt“, so Martin Klier und sagt weiter: „Wir hatten bis dato weder technische Probleme noch Programm-Ausfälle. Das ist ein großes Plus!“.


 

  • Der Kunde - GMK Immobilientreuhand GmbH
     
    • 6 MitarbeiterInnen
    • Immobilienmakler für Linz, Linz Land und Urfahr Umgebung
    • Seit über 35 Jahren im Immobiliengeschäft 
    • Tätigkeitsbereiche: Immobilienmakler, Projektentwicklung- und gestaltung Immobilienvermarktung, Beratung für Gewerbe-, Privatimmobilien, Beratung für Altersvorsorge und Investition in Immobilien etc.


Das papierlose Büro – positiv auch für Kundensupport

Mit DocuWare ist es kinderleicht, wichtige Informationen zu sammeln, zu suchen, zu teilen und auf sie zuzugreifen – überall und jederzeit. Jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar und kontrollierbar. Martin Klier dazu: „Wir arbeiten heute deutlich effizienter, die Suche nach Dokumenten ist einfacher, wir brauchen keine Ordner und sind durch das papierlose Büro viel umweltfreundlicher unterwegs. Unterm Strich sparen wir Platz, viel Zeit und Kosten.

Konkret wurden bis dato rund 2.500 bis 3.000 Euro pro Jahr im Bereich Druck, Papier, Porto und Archiv eingespart.“ Doch nicht nur die internen Prozesse, auch die Kommunikation mit den Kunden wird durch DocuWare erleichtert. „Wir bieten optimalen Support und persönliche, kompetente Kundenbetreuung. Alle Mitarbeiter haben ein Tablet für Besprechungen und Termine. Ob im Büro oder unterwegs – wir haben immer Zugriff auf DocuWare. Die benötigten Dokumente können direkt bearbeitet, gestempelt und freigegeben werden – alles komplett papierlos“, so Martin Klier.
 

Mit DocuWare sind Immobilienmakler auf der sicheren Seite:
 
  • Sie haben alle Infos, Termine, Angebote und Dokumente immer dabei
  • Sie können Anfragen deutlich rascher beantworten
  • Sie verbessern Abläufe und steigern die Produktivität
  • Sie sparen Zeit bei der Rechnungsprüfung durch eine logische Abfolge: Zuordnung zur Bestellung, inhaltliche Prüfung und dann erst zur Freigabe (keine lästigen Rückfragen mehr)
  • Sie erleichtern die Buchhaltung durch die Verknüpfung von BMD und dem DocuWare Archiv.
  • Sie sichern Ihre Daten und schützen sie vor Verlust


Schreiben Sie Ihre digitale Erfolgsgeschichte – mit ADMIN IQ!

Weniger Papier, besserer Workflow, mehr Zeit, klare Prozesse – moderne Immobilienmakler setzen auf neue Technologien. Um diese „digitale Transformation“ professionell und Schritt für Schritt umzusetzen, braucht es einen erfahrenen Partner wie ADMIN IQ von SOFTSOLUTION. Unsere Experten sind an Ihrer Seite – vom Konzept bis zur Umsetzung, Schulungen und vieles mehr. Sie erhalten technologisches Know-how, intelligente Produktlösungen und partnerschaftliche Zusammenarbeit.