Papierbelege, manuelle Eingaben, verzögerte Freigaben – die klassische Rechnungsverarbeitung kostet Unternehmen nicht nur Zeit, sondern oft auch bares Geld.
Mit moderner digitaler Rechnungsverarbeitung automatisieren Sie wiederkehrende Abläufe, reduzieren Fehler und gewinnen wertvolle Ressourcen zurück.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung schrittweise digitalisieren, welche Systeme dabei helfen – und welche Vorteile Unternehmen jeder Größe davon haben.
1. Warum überhaupt automatisieren?
Manuelle Prozesse rund um Eingangsrechnungen sind anfällig für:
- Fehlerhafte Eingaben
- Medienbrüche (z. B. Scans → E-Mail → Excel → ERP)
- Zeitverzögerungen bei Freigaben
- Fristversäumnisse und Skontoverluste
- Hohe interne Aufwände bei Audits oder Steuerprüfungen
Die Lösung: ein digitaler Rechnungsworkflow, der Belege automatisch erfasst, weiterleitet, prüft und archiviert.
📌 Mehr zu typischen Problemen bei der Rechnungsverarbeitung lesen Sie hier.
2. Was brauche ich dafür?
Die Grundlage jeder automatisierten Rechnungsverarbeitung ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare.
Dieses übernimmt:
- die digitale Erfassung (Papier, PDF, E-Mail, E-Rechnung),
- das Auslesen der Daten (per OCR/IDP-Technologie),
- den Freigabe-Workflow (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Budgets, Eskalationen),
- sowie die revisionssichere Archivierung.
💡 Tipp: Mit Lösungen wie DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) lassen sich Rechnungsdaten vollautomatisch erkennen und verarbeiten – ohne manuelles Abtippen.
👉 Hier mehr über Rechnungsverarbeitung erfahren.
3. Wie sieht der automatisierte Ablauf konkret aus?
Ein möglicher Standard-Workflow mit DocuWare & adminIQ:
- Eingang der Rechnung per E-Mail oder Scan
- Automatische Erkennung & Indexierung durch IDP
- Regelbasierte Zuordnung (Kostenstelle, Kreditor, Projekt)
- Digitale Prüfung und Freigabe durch zuständige Personen
- Buchungsdatenexport ins ERP-System
- Revisionssichere Archivierung mit Zugriff & Protokoll
🎯 Vorteil: Kein Dokument geht mehr verloren, jede Aktion wird dokumentiert, und Fristen bleiben im Blick.
4. Integration in bestehende Systeme
Eine gute DMS-Lösung ist keine Insel – sie lässt sich in vorhandene Systeme integrieren:
- ERP (z. B. SAP, BMD, MS Dynamics)
- Buchhaltungssoftware
- E-Mail-Systeme
- Workflows & BI-Dashboards
adminIQ unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse nicht zu verändern, sondern digital weiterzudenken. So bleibt Ihr Team produktiv – mit deutlich weniger Aufwand.
📌 Mehr zur Integration von DocuWare mit ERP & BI-Systemen lesen
5. Was bringt mir das konkret?
✔️ Bis zu 50 % Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung
✔️ Weniger Fehler, da manuelle Schritte entfallen
✔️ Bessere Liquiditätssteuerung durch Skonto-Nutzung
✔️ Rechtssicherheit durch GoBD-konforme Archivierung
✔️ Transparenz für Controlling & Geschäftsleitung
✔️ Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit
Und das Beste: Sie können in kleinen Schritten starten – mit einem Pilotprozess oder nur für bestimmte Rechnungsarten.
Fazit: Automatisieren lohnt sich – und ist einfacher als gedacht
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist ein entscheidender Schritt hin zu schlanken, digitalen Prozessen. Mit einem DMS wie DocuWare und der Unterstützung von adminIQ können Sie Ihre Abläufe modernisieren, ohne bestehende Strukturen über Bord zu werfen.
👉 Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie das auch in Ihrem Unternehmen aussehen kann.
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