Intelligent Indexing: Wie DocuWare Dokumente automatisch versteht
Die manuelle Datenerfassung gehört zu den zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Tätigkeiten in Unternehmen. Rechnungen müssen geöffnet, Werte abgetippt, Namen geprüft und Dokumente richtig abgelegt werden. Das kostet Zeit, blockiert Teams und führt in stressigen Phasen oft zu Fehlern.
Genau hier setzt DocuWare Intelligent Indexing an. Die KI-basierte Technologie erkennt alle relevanten Daten in Dokumenten automatisch, lernt mit jeder Nutzung dazu und sorgt dafür, dass Dokumente sofort richtig einsortiert sind – ohne manuelle Eingabe, ohne Aufwand und ohne Risiko.
Übersicht:
- Automatische Datenerkennung – keine manuelle Eingabe mehr
- DocuWare lernt mit – je häufiger Sie sie nutzen, desto besser wird es
- Sofort einsortiert: Dokumente landen automatisch im richtigen Ordner
- Schneller durch Workflows – besonders in der Rechnungsverarbeitung
- adminIQ macht Intelligent Indexing zum echten Produktivitätsmotor
- Fazit
- FAQ
- Kontakt
Automatische Datenerkennung – keine manuelle Eingabe mehr
Mit Intelligent Indexing analysiert DocuWare jedes Dokument beim Hochladen oder Einscannen automatisch.
Die KI erkennt relevante Inhalte wie:
Lieferant
Rechnungsnummer
Beträge
Datum
Kunden- oder Projektnummer
weitere Pflichtinformationen
Innerhalb von Sekunden füllt DocuWare die Indexfelder aus und ordnet das Dokument korrekt zu.
Ihr Vorteil:
Kein lästiges Abtippen mehr – und deutlich weniger Fehler.
DocuWare lernt mit – je häufiger Sie sie nutzen, desto besser wird es
Intelligent Indexing basiert auf einem selbstlernenden System.
Das bedeutet:
Wenn ein Dokument einmal korrigiert oder bestätigt wurde, versteht die KI den Aufbau beim nächsten Mal vollautomatisch.
Ob verschiedene Rechnungsformate, Lieferscheine, Verträge oder interne Formulare – DocuWare passt sich kontinuierlich Ihren Dokumenttypen an.
Ihr Vorteil:
Die Erkennungsrate verbessert sich von Woche zu Woche, ganz ohne zusätzliche Konfiguration.
Sofort einsortiert: Dokumente landen automatisch im richtigen Ordner
Ein großer Vorteil:
Die erkannten Daten werden sofort zum Ablegen genutzt.
So landen Dokumente automatisch in:
dem richtigen Archiv
dem korrekten Workflow
der passenden digitalen Akte (z. B. Kunde, Mitarbeiter, Projekt)
Die Kombination aus KI-Indexierung und DocuWare-Ordnerstrukturen sorgt dafür, dass kein Dokument verloren geht oder falsch abgelegt wird.
Ihr Vorteil:
Zero Chaos — 100 % Struktur.
Schneller durch Workflows – besonders in der Rechnungsverarbeitung
Gerade in der Finanzabteilung zeigt Intelligent Indexing, wie effizient digitale Prozesse sein können. DocuWare erkennt bei Rechnungen automatisch alle relevanten Informationen wie Beträge, Steuern, Bankdaten, Bestellnummern oder Lieferantendaten. Dadurch können Rechnungen ohne manuelle Eingabe direkt in den passenden Freigabeprozess übergehen.
Dubletten werden zuverlässig erkannt, fehlende Angaben sofort gemeldet und alle Beteiligten behalten jederzeit den Überblick. Der Workflow verkürzt die Durchlaufzeiten spürbar und sorgt für deutlich weniger Rückfragen im Arbeitsalltag.
adminIQ macht Intelligent Indexing zum echten Produktivitätsmotor
Damit Intelligent Indexing zu Ihrem Unternehmen passt und optimal arbeitet, übernimmt adminIQ die komplette Einrichtung und Feinabstimmung.
Wir analysieren Ihre Dokumententypen, konfigurieren die Erkennungsprofile, optimieren Archiv- und Ordnerstrukturen und verknüpfen die automatische Indexierung nahtlos mit Ihren bestehenden Workflows – etwa in der Buchhaltung, im HR, im Einkauf oder im Vertrieb.
Durch diese individuelle Anpassung entsteht ein System, das Ihre Prozesse messbar beschleunigt und Ihre Teams nachhaltig entlastet.
Fazit
Mit DocuWare Intelligent Indexing schaffen Unternehmen die Grundlage für echte digitale Prozesse.
Keine manuelle Datenerfassung mehr, weniger Fehler, schnellere Workflows und strukturiertes Arbeiten in allen Abteilungen.
✔ KI-basierte Datenerkennung
✔ Vollautomatische Indexierung
✔ Selbstlernendes System
✔ Perfekt für Finanz, HR, Einkauf & Vertrieb
✔ Nahtlos integrierbar mit adminIQ
FAQ
DocuWare Intelligent Indexing erkennt Inhalte auf Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz. Wichtige Daten wie Rechnungsnummern, Beträge oder Kundendaten werden automatisch ausgelesen und korrekt in die Indexfelder eingetragen – ganz ohne manuelle Eingabe.
Nein. Intelligent Indexing lernt selbstständig mit jeder Nutzung dazu. Sobald Sie ein Dokument einmal korrigiert oder bestätigt haben, erkennt DocuWare zukünftige Dokumente desselben Typs automatisch – unabhängig vom Layout oder Lieferanten.
Die Funktion ist ideal für wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalunterlagen oder Bestellbestätigungen. Dank Intelligent Indexing funktioniert sie aber auch bei weniger strukturierten Dokumenten zuverlässig.
Alle erfassten Daten werden revisionssicher gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. Nutzer können erkannte Werte überprüfen, korrigieren oder freigeben. So bleibt die Datenqualität hoch und Fehler werden deutlich reduziert.
adminIQ analysiert Ihre Dokumententypen, richtet die Erkennungsprofile ein und integriert die automatische Datenextraktion in Ihre bestehenden Workflows. So profitieren Sie sofort von schnelleren Abläufen und weniger manueller Arbeit.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
Mail: mathias.pelzeder@admin-iq.at
Pummerinplatz 3, 4490 St. Florian bei Linz, Austria // ATU 76492145
