In vielen Unternehmen rauben manuelle Freigaben, fehlende Dokumente oder unklare Zuständigkeiten täglich wertvolle Zeit. Mit dem DocuWare Workflow Manager gehört das der Vergangenheit an. Workflows digitalisieren und automatisieren Routineaufgaben – schnell, transparent und zuverlässig. Egal ob Rechnungsverarbeitung, Personalmanagement oder Projektfreigaben – DocuWare sorgt für reibungslose Abläufe, die sich an Ihre Unternehmensprozesse anpassen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie der DocuWare Workflow funktioniert, welche Vorteile er bietet und wie Sie ihn in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einsetzen.
Übersicht:
Was ist ein Workflow in DocuWare?
Ein Workflow ist eine automatisch gesteuerte Abfolge von Aufgaben, die digitale Dokumente an die richtigen Personen oder Abteilungen weiterleitet.
DocuWare übernimmt dabei alle Zwischenschritte – von der Erfassung bis zur Freigabe und Archivierung.
Beispiel:
Eine eingehende Rechnung wird automatisch erkannt, dann geprüft, an die Buchhaltung weitergeleitet und nach der Freigabe revisionssicher archiviert. Der Workflow weißt diese einzelnen Aufgaben den Personen im Unternehmen zu, welche hierfür zuständig sind.
Ihre Vorteile:
- Keine verlorenen Dokumente oder Rückfragen
- Klare Verantwortlichkeiten und feste Fristen
- Mehr Transparenz und weniger Fehler
Workflows einfach gestalten – mit dem Workflow Designer
Die Erstellung und Anpassung von Workflows war noch nie so intuitiv wie mit dem neuen Beta-Workflow-Designer von DocuWare. Über eine grafische Benutzeroberfläche können Administrator:innen Abläufe per Drag-and-Drop modellieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. So entsteht ein visueller Überblick über jeden einzelnen Prozessschritt, Bedingungen und Zuständigkeiten.
Unternehmen können ihre bestehenden Abläufe in wenigen Stunden digital nachbauen und sofort in der Praxis testen. Besonders hilfreich ist dabei die Möglichkeit, Änderungen live zu simulieren, um Workflows optimal an reale Situationen anzupassen. Einmal eingerichtet, laufen die Prozesse automatisch – zuverlässig und skalierbar.
Das bedeutet: Sie gewinnen Zeit für strategische Aufgaben, während Routinearbeiten im Hintergrund reibungslos ablaufen.
Wiederkehrende Aufgaben automatisch starten
Viele Tätigkeiten im Büroalltag wiederholen sich regelmäßig – Monatsabschlüsse, Vertragsprüfungen, Urlaubsfreigaben oder Budgetfreigaben. Mit DocuWare lassen sich diese wiederkehrenden Aufgaben vollständig automatisieren. Dank zeitgesteuerter Workflows können Prozesse nach festen Intervallen oder Terminen gestartet werden – beispielsweise immer am Monatsende oder zu einem bestimmten Wochentag.
So erinnert das System automatisch an fällige Aufgaben oder startet eigenständig neue Workflows, ohne dass jemand daran denken muss. Diese Automatisierung sorgt für mehr Struktur, weniger Vergessenes und einen konstant reibungslosen Ablauf. Unternehmen, die diesen Ansatz umsetzen, berichten von deutlich weniger Stress in der Verwaltung und mehr Verlässlichkeit in der Teamarbeit.
Elektronischer Rechnungsaustausch leicht gemacht
Der Rechnungseingang ist einer der häufigsten Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung.
DocuWare unterstützt Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sowie PDF und verarbeitet Rechnungen automatisch – inklusive Datenerkennung und Freigabeprozess.
Das bedeutet für Sie:
- Rechnungen werden automatisch erfasst und geprüft
- Daten fließen direkt ins ERP-System
- Freigabe und Archivierung erfolgen digital
So sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch manuelle Fehler und steigern die Transparenz im gesamten Buchhaltungsprozess.
Kontrolle und Transparenz auf Knopfdruck
Ein weiterer entscheidender Vorteil: Mit DocuWare behalten Sie jederzeit den Überblick über alle laufenden Prozesse. Jeder Schritt im Workflow wird automatisch dokumentiert. Wer eine Aufgabe erhalten, bearbeitet oder freigegeben hat, lässt sich lückenlos nachvollziehen. Das sorgt für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, insbesondere bei Prüfungen oder Audits.
Darüber hinaus bietet die Workflow-Übersicht in Echtzeit wertvolle Einblicke: Offene Aufgaben, abgeschlossene Prozesse und Engpässe werden sofort sichtbar. So können Sie frühzeitig reagieren, Abläufe optimieren und die Performance Ihres Teams kontinuierlich verbessern. DocuWare wird so zum zentralen Steuerungsinstrument für effizientes Prozessmanagement.
Fazit
Der DocuWare Workflow Manager ist das Herzstück einer modernen digitalen Unternehmensstruktur. Er verbindet Automatisierung, Transparenz und Sicherheit zu einem System, das Ihnen Zeit, Kosten und Nerven spart.
Mit DocuWare:
- Automatisieren Sie Routineaufgaben
- Optimieren Sie Genehmigungsprozesse
- Fördern Sie digitale Zusammenarbeit
Unser Tipp: Starten Sie mit einem klar definierten Prozess – etwa dem Rechnungseingang – und erweitern Sie Ihren Workflow Schritt für Schritt. So wächst die digitale Effizienz Ihres Unternehmens nachhaltig.
FAQ
Ein DocuWare Workflow ist eine automatisierte Abfolge von Aufgaben und Entscheidungen, die ein Dokument im Unternehmen durchläuft.
Beispielsweise wird eine eingehende Rechnung automatisch erkannt, geprüft, zur Freigabe weitergeleitet und digital archiviert ohne manuelle Zwischenschritte.
So entstehen strukturierte, transparente und fehlerfreie Prozesse, die Zeit und Kosten sparen.
Mit dem DocuWare Workflow Designer lassen sich Workflows ganz einfach per Drag-and-Drop erstellen.
Ohne Programmierkenntnisse können Abläufe individuell an Geschäftsprozesse angepasst werden – von der Rechnungsfreigabe über Urlaubsanträge bis hin zur Vertragsprüfung.
Der Vorteil: Schnelle Umsetzung, hohe Flexibilität und volle Kontrolle über alle Prozesse.
Die Workflow Automation in DocuWare sorgt für reibungslose Abläufe und spart wertvolle Arbeitszeit.
Durch automatische Benachrichtigungen, feste Zuständigkeiten und digitale Freigaben werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Transparenz geschaffen.
So steigern Unternehmen ihre Produktivität und verbessern gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte.
DocuWare Workflows lassen sich in nahezu allen Abteilungen einsetzen – besonders in Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf, Vertrieb und Projektmanagement.
Ob Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Urlaubsfreigabe – jeder Prozess, lässt sich mit einem Workflow effizient digitalisieren.
Ja, mit zeitgesteuerten Workflows oder Indexwerten können Aufgaben in DocuWare automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Intervall gestartet werden.
Beispielsweise kann der Monatsabschluss jeden letzten Werktag automatisch ausgelöst werden.
Das garantiert Zuverlässigkeit, strukturiertes Arbeiten und keine vergessenen Aufgaben.
DocuWare unterstützt den elektronischen Rechnungsaustausch nach Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung oder PDF.
Rechnungen werden automatisch erfasst, ausgelesen und dem passenden Workflow zugeordnet.
Das spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und sorgt für nahtlose Integration in ERP oder FIBU Systeme.
Alle Workflows laufen innerhalb der DocuWare Cloud oder On-Premise-Umgebung mit höchsten Sicherheitsstandards ab.
Jede Aktion wird dokumentiert und ist revisionssicher nachvollziehbar.
So erfüllt DocuWare sämtliche Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und GoBD-konforme Archivierung.
Ein einfacher Workflow, etwa zur Rechnungsfreigabe, lässt sich in wenigen Stunden einrichten.
Komplexere Prozesse können innerhalb weniger Tage implementiert werden.
Dank der intuitiven Oberfläche können auch Administrator:innen ohne Programmierkenntnisse Änderungen sofort umsetzen – flexibel, schnell und zukunftssicher.
Besonders mittelständische Unternehmen, die viele Dokumente bearbeiten oder mit papierbasierten Prozessen kämpfen, profitieren von der DocuWare Workflow Automation.
Sie gewinnen Zeit, Transparenz und digitale Kontrolle über ihre Abläufe – egal ob im Büro oder im Homeoffice.
Am besten starten Sie mit einem klar definierten Prozess – etwa der digitalen Rechnungsverarbeitung.
Unsere Expert:innen von adminIQ unterstützen Sie bei der Analyse, Konfiguration und Einführung maßgeschneiderter Workflows.
So gelingt der Einstieg in die digitale Prozessautomatisierung einfach, sicher und effizient.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
Mail: mathias.pelzeder@admin-iq.at
Pummerinplatz 3, 4490 St. Florian bei Linz, Austria // ATU 76492145
