Finanzabteilungen von heute stehen unter großem Druck. Einerseits erfordern begrenzte Budgets und Ressourcen fundierte Einblicke und eine klare strategische Ausrichtung von Finanzleitenden, andererseits gilt es, die Effizienz und Produktivität so zu maximieren, dass Informationen besser zugänglich werden und das Potenzial des eigenen Teams besser ausgeschöpft werden kann.
Moderne Dokumentenmanagementlösungen, die die Kreditorenbuchhaltung automatisieren, sorgen für digitale Workflows. Dadurch können Unternehmen ihre Produktivität steigern, volle Kontrolle gewährleisten und laufende Kosten senken. Wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Übersicht:
Was ist (digitale) Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Rechnungsverarbeitung umfasst alle Schritte rund um eingehende Rechnungen – von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung und Archivierung. Mit einer Lösung wie DocuWare werden Rechnungen automatisch erkannt, verarbeitet und revisionssicher abgelegt. Der gesamte Prozess läuft digital ab – effizient, transparent und ohne Papier.
Egal, ob Ihre Rechnungen per E-Mail, PDF oder als Papierbeleg eintreffen: Sie werden automatisch digitalisiert, geprüft und direkt in den Freigabeprozess eingebunden. Erst nach der finalen Freigabe erfolgt die Buchung und Zahlung – sicher und nachvollziehbar.
Manuelle, zeitaufwändige und papierbasierte Prozesse
Viele Buchhaltungen kämpfen noch mit aufwendigen, papierlastigen Prozessen.
Dabei müssen Rechnungen ausgedruckt, geprüft, weitergegeben, abgelegt und manuell gebucht werden – oft in mehreren Systemen parallel. Das führt zu Fehlern, Verzögerungen und fehlender Transparenz.
Typische Herausforderungen sind:
- fehlende Übersicht über offene Aufgaben und Fristen,
- doppelte oder fehlerhafte Dateneingaben,
- verpasste Skonti durch lange Freigabezeiten,
- papierbasierte Abläufe ohne ortsunabhängigen Zugriff.
Diese Probleme bremsen nicht nur die Buchhaltung, sondern die gesamte Organisation.
Mit einer digitalen Lösung wie DocuWare automatisieren Sie diese Arbeitsschritte – für mehr Effizienz, Transparenz und Entlastung Ihrer Teams.
Rechnungsverarbeitung – automatisiert und transparent
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DocuWare sorgt für klare Abläufe und verlässliche Prozesse – von der Erfassung bis zur Buchung.
Automatische Datenerfassung:
Mit der intelligenten Dokumentenanalyse (IDP) liest DocuWare alle wichtigen Rechnungsdaten wie Betrag, Datum oder Lieferant automatisch aus – unabhängig vom Format.
Prüfung & Freigabe:
Genehmigungs-Workflows leiten Rechnungen direkt an die richtigen Personen weiter. Dubletten werden erkannt, Ausnahmen transparent behandelt, und alle Schritte sind jederzeit nachvollziehbar.
Revisionssichere Archivierung:
Nach der Freigabe wird jede Rechnung automatisch archiviert – GoBD-konform, verschlüsselt und sicher. Über Indexdaten lassen sich alle Dokumente in Sekunden wiederfinden.
Das Ergebnis: ein durchgängiger, fehlerfreier Rechnungsprozess mit vollständiger Kontrolle und minimalem Aufwand.
Automatisierte Workflows als Schlüssel zum Erfolg
Wenn Mitarbeitende nicht mehr manuell Daten eingeben oder Dokumente verschieben müssen, entsteht Raum für das Wesentliche. Digitale Workflows sorgen für Transparenz in jedem Schritt: Von der Erfassung über die Freigabe bis zur Buchung können Sie jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Dokument befindet.
DocuWare prüft automatisch Rechnungsdubletten, erkennt neue Lieferanten und übernimmt die Kommunikation per E-Mail oder innerhalb des Workflows. Führungskräfte sehen auf einen Blick, welche Aufgaben noch offen sind – und können gezielt eingreifen.
Der Schutz sensibler Daten hat dabei höchste Priorität:
Mit Verschlüsselung, Berechtigungskonzepten und Backup-Mechanismen erfüllt DocuWare höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
Das sollte eine geeignete Lösung leisten
Eine effiziente Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung sollte:
- Rechnungen automatisch aus verschiedenen Quellen erfassen (E-Mail, Scanner, Upload, Drag & Drop),
- Zahlungsfristen überwachen und Erinnerungen senden,
- Rechnungen auf Dubletten und Pflichtdaten prüfen,
- Genehmigungs-Workflows individuell abbilden,
- mobile Freigaben ermöglichen und
- nahtlos in ERP-, CRM- und DATEV-Systeme integriert sein.
Mit DocuWare erhalten Sie genau diese Funktionen – vorkonfiguriert, flexibel und sofort einsatzbereit.
Ein schneller Start mit vorkonfigurierten Cloud-Lösungen
Die Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung muss nicht aufwendig sein. Mit den vorkonfigurierten DocuWare Cloud-Lösungen können Sie innerhalb weniger Tage starten – ohne komplexe IT-Projekte.
Flexible Workflows, mehrstufige Freigaben, Vorkontierungen und DATEV-Integration sind bereits enthalten. So profitieren Sie schnell von den Vorteilen der Digitalisierung – sicher, effizient und skalierbar.
Moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis
Wie das in der Realität aussieht, zeigen die Referenzen sowie zahlreiche erfolgreiche Projekte.
Mit DocuWare Cloud und On-Premise können Sie ihren gesamten Rechnungsprozess digitalisiert – von der OCR-Erkennung über Freigaben bis zur Buchungsstapel-Übergabe.
Alle Rechnungen werden automatisch ausgelesen, geprüft und gebucht.
Das Ergebnis:
Deutlich weniger Papier, mehr Transparenz und spürbare Zeitersparnis in der täglichen Arbeit.
Fazit
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von adminIQ und DocuWare automatisieren Sie Ihre Buchhaltungsprozesse ganzheitlich – sicher, effizient und rechtskonform. Von der Erfassung bis zur Archivierung profitieren Sie von klaren Workflows, weniger manuellem Aufwand und mehr Überblick über alle Prozesse.
So wird Buchhaltung vom Zeitfresser zum Effizienztreiber – einfach, digital und zukunftssicher.
FAQ
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit DocuWare automatisiert den gesamten Ablauf von der Rechnungserfassung bis zur Archivierung.
Eingehende Rechnungen – egal ob Papier, E-Mail oder E-Rechnung – werden automatisch erkannt, geprüft, digital freigegeben und GoBD-konform archiviert.
Dadurch sparen Unternehmen Zeit, vermeiden Fehler und schaffen volle Transparenz in ihrer Buchhaltung.
Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für schnellere Abläufe, geringere Kosten und mehr Sicherheit.
Mit automatischen Workflows entfallen manuelle Prüfungen und Weiterleitungen, während Mitarbeitende jederzeit auf den aktuellen Bearbeitungsstatus zugreifen können.
Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine papierlose, rechtssichere Buchhaltung.
DocuWare erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Alle Rechnungen werden verschlüsselt, revisionssicher archiviert und nur autorisierten Nutzern zugänglich gemacht.
Mit rollenbasierten Berechtigungen, Backup-Systemen und DSGVO-konformer Datenspeicherung sind Ihre Finanzdaten jederzeit geschützt.
Ja, DocuWare arbeitet vollständig GoBD-konform.
Jede Rechnung wird unveränderbar gespeichert, jeder Arbeitsschritt automatisch protokolliert und alle Dokumente lassen sich revisionssicher nachvollziehen.
Damit erfüllt Ihre Buchhaltung alle gesetzlichen Anforderungen für Steuerprüfungen und Audits.
adminIQ begleitet Unternehmen von der Prozessanalyse über die Implementierung bis zum laufenden Support.
Wir passen DocuWare individuell an Ihre Buchhaltungsstrukturen an, schulen Ihr Team und sorgen dafür, dass Sie in kürzester Zeit produktiv und papierlos arbeiten.
So gelingt der Einstieg in die digitale Buchhaltung stressfrei und effizient.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung gehört das manuelle Suchen, Abtippen und Ablegen von Rechnungen der Vergangenheit an.
Sie greifen auf alle Dokumente zentral und sofort zu, egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt für mehr Überblick, Transparenz und eine deutlich entspanntere Buchhaltungsroutine.
Nein – mit adminIQ wird der Einstieg einfach und praxisnah gestaltet.
Wir übernehmen die Einrichtung, passen Workflows an Ihre Prozesse an und begleiten Sie Schritt für Schritt.
Dadurch starten Sie schnell produktiv – ohne langwierige IT-Projekte oder Schulungsaufwand.
Ja, DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende Softwarelandschaften integrieren – etwa DATEV, SAP, Microsoft Dynamics oder andere ERP-Systeme.
So vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und behalten Ihre gewohnten Abläufe.
Die Integration läuft stabil, sicher und vollständig automatisiert.
Weil wir Digitalisierung ganzheitlich denken.
adminIQ vereint technisches Know-how, Prozessverständnis und Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten.
Wir liefern keine Standardsoftware, sondern individuelle Lösungen mit DocuWare, die zu Ihrem Unternehmen passen – einfach, skalierbar und zukunftssicher.
Ja – mit der DocuWare Mobile App können Freigaben ortsunabhängig erfolgen.
Ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise – Sie können Rechnungen prüfen, kommentieren oder genehmigen, wann und wo Sie möchten.
Das beschleunigt Prozesse erheblich und sorgt für einen reibungslosen Workflow.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
Mail: mathias.pelzeder@admin-iq.at
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