Ordnung ist das halbe Leben – besonders, wenn es um Dokumente geht.
Doch während Papierordner ganze Regale füllen, bietet ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare eine moderne, effiziente und sichere Alternative. Mit der Ordnerstruktur in DocuWare behalten Sie die gewohnte Übersicht Ihrer Ablage, nur eben digital, flexibler und deutlich intelligenter.
Sie legen Dokumente nicht einfach ab, sondern organisieren sie automatisch, durchsuchen sie in Sekunden und greifen jederzeit ortsunabhängig darauf zu.
Übersicht:
So einfach organisieren Sie Ihre digitale Ablage – mit der Ordnerstruktur in DocuWare
In der digitalen Welt ersetzt ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem (DMS) das klassische Papierarchiv. Doch was passiert mit der gewohnten Ordnerstruktur, in der bisher alles abgelegt wurde?
Mit DocuWare behalten Sie Ihre logische Struktur bei – nur eben digital, smarter und automatisiert. Ob Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen: Mit der DocuWare-Ordnerstruktur greifen Sie schnell, sicher und intuitiv auf alle Dokumente zu – genau so, wie Sie es aus Windows oder der Papierablage kennen, nur ohne Papier und Suchaufwand.
Arbeiten wie gewohnt – nur digital
Viele Anwender möchten auch in der digitalen Ablage nicht auf ihre gewohnte Arbeitsweise verzichten.
DocuWare macht das möglich: Über den integrierten Windows-Explorer-Zugriff können Sie mit Ihren Dokumenten so arbeiten, als befänden sie sich in einem normalen Ordner auf Ihrem PC. Sie ziehen Dateien per Drag & Drop, öffnen, speichern oder verschieben sie – ganz intuitiv. So gelingt der Umstieg von Papier zu digitaler Ablage ohne Umgewöhnung.
Flexible Ordnerstrukturen für jedes Unternehmen
Jedes Unternehmen organisiert Dokumente anders – nach Projekten, Kunden oder Abteilungen. Mit DocuWare legen Sie Ihre individuelle Ordnerstruktur genau so an, wie sie zu Ihrem Workflow passt.Dabei können Sie beliebige Hierarchien und Unterordner definieren, die automatisch auf dieselben Dokumente verweisen – unabhängig davon, wo diese gespeichert sind.
Das bedeutet: Eine Rechnung kann gleichzeitig im Projektordner und in der Buchhaltung sichtbar sein – ohne Duplikate.
So bleibt Ihre Ablage übersichtlich, einheitlich und jederzeit nachvollziehbar.
Automatische Indexierung spart Zeit
Das manuelle Zuordnen von Dokumenten gehört mit DocuWare der Vergangenheit an. Über die automatische Indexierung werden Dateien anhand von Metadaten, Schlagwörtern oder Ablageorten automatisch klassifiziert. Das System erkennt selbstständig, zu welchem Kunden, Vorgang oder Projekt ein Dokument gehört – und ordnet es automatisch im richtigen digitalen Ordner ein.
So sparen Sie wertvolle Zeit, vermeiden Fehler und stellen sicher, dass jedes Dokument dort landet, wo es hingehört.
Strukturierte Zugriffsrechte – Sicherheit inklusive
Eine gute Struktur braucht klare Regeln.
Mit DocuWare definieren Sie individuell, wer auf welche Ordner und Dokumente zugreifen darf. Über rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffsrichtlinien stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nur für berechtigte Personen sichtbar sind.
Damit erfüllen Sie nicht nur interne Sicherheitsanforderungen, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO und die GoBD – ganz automatisch.
Effizient arbeiten mit Such- und Filterfunktionen
Nie wieder mühsam Ordner durchsuchen – in DocuWare finden Sie jedes Dokument in Sekunden. Dank der intelligenten Volltextsuche und konfigurierbaren Filteroptionen greifen Sie direkt auf das gesuchte Dokument zu – egal, ob Sie nach Datum, Kunde oder Stichwort suchen. So behalten Sie den Überblick über alle Projekte, Rechnungen oder Verträge – jederzeit, von jedem Ort und Gerät.
Fazit
Mit der Ordnerstruktur in DocuWare schaffen Sie Ordnung, ohne sich umstellen zu müssen. Sie behalten Ihre gewohnte Arbeitsweise, gewinnen aber alle Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung:
- mehr Transparenz
- weniger Aufwand
- absolute Datensicherheit.
Mit adminIQ als Ihrem Digitalisierungspartner implementieren Sie DocuWare schnell, nutzerfreundlich und individuell angepasst an Ihre Unternehmensstruktur.
FAQ
Die Ordnerstruktur in DocuWare funktioniert wie im Windows-Explorer – nur übersichtlicher. Dokumente werden in virtuellen Ordnern abgelegt, die logisch aufgebaut und individuell anpassbar sind. So behalten Sie Ihre gewohnte Arbeitsweise, profitieren aber von der Geschwindigkeit und Transparenz der digitalen Ablage.
Sie können beliebig viele Ordnerhierarchien erstellen, die alle auf dieselben Dokumente verweisen.
Ja, mit DocuWare können bestehende Strukturen ganz einfach digital nachgebildet werden.
Ihre bisherigen Projekt-, Kunden- oder Abteilungsordner lassen sich 1:1 übernehmen – oder optimieren, wenn Sie Ihre Ablage moderner und übersichtlicher gestalten möchten.
Digitale Ordner in DocuWare speichern keine physischen Dateien, sondern Verknüpfungen zu zentral archivierten Dokumenten.
Dadurch ist jedes Dokument mehrfach auffindbar – z. B. gleichzeitig im Projektordner, in der Buchhaltung oder im Kundenarchiv – ganz ohne Duplikate.
Sehr sicher. Alle Dokumente werden verschlüsselt, versioniert und GoBD-konform archiviert.
Über Rollen und Berechtigungen steuern Sie exakt, wer auf welche Ordner oder Dokumente zugreifen darf. So sind vertrauliche Informationen immer geschützt.
Die automatische Indexierung in DocuWare erkennt Inhalte und Metadaten wie Kundennamen, Rechnungsnummern oder Projektdaten.
Dadurch werden Dokumente automatisch in die richtigen digitalen Ordner einsortiert – ohne manuelles Zuordnen oder Umbenennen.
Ja – ein großer Vorteil von DocuWare.
Sie können beliebig viele Ordnerhierarchien erstellen, die alle auf dieselben Dokumente verweisen.
So können Teams parallel nach ihren eigenen Kriterien arbeiten, ohne dass Dateien doppelt existieren.
Über die integrierte Volltextsuche oder die Ordnerstruktur finden Sie jedes Dokument in Sekunden.
Egal ob Sie nach Dateinamen, Kundennummer, Stichwort oder Inhalt suchen – DocuWare zeigt sofort das passende Ergebnis, inklusive Speicherort und Historie.
Ja, DocuWare ermöglicht paralleles Arbeiten.
Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig auf dieselben Dokumente zugreifen, Kommentare hinzufügen oder Bearbeitungsstände sehen – ohne Versionschaos.
DocuWare ist vollständig anpassbar.
Ob nach Kunden, Projekten, Abteilungen oder Themen – Sie definieren, wie Ihre digitale Ordnerstruktur aussieht.
Damit bleibt Ihre Organisation exakt so, wie Ihr Team am effizientesten arbeitet.
Weil adminIQ auf die digitale Prozessoptimierung spezialisiert ist.
Wir planen Ihre DocuWare-Struktur individuell, richten automatische Indexierungen ein und sorgen für klare Workflows.
So profitieren Sie von einem perfekt organisierten Dokumentenmanagement – einfach, sicher und nachhaltig.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
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