ÖHGB Linz – Digitale Verwaltung mit DocuWare bringt Struktur und Effizienz
Der Österreichische Haus- und Grundbesitzerbund Linz (ÖHGB Linz) ist die zentrale Anlaufstelle für Immobilieneigentümer:innen und Vermieter:innen in Oberösterreich.
Mit einem engagierten Team bietet der Verband seinen Mitgliedern Beratung, rechtliche Unterstützung und Serviceleistungen bei Vermietung und Verwaltung ihres Eigentums.
Das bedeutet täglich: viele Anfragen, Dokumente, Verträge und Korrespondenzen – die bislang in Papierform oder über verschiedene Speicherorte bearbeitet wurden.
„Wir wollten eine moderne, sichere und effiziente Lösung – und haben sie mit DocuWare gefunden.
Die Zusammenarbeit mit adminIQ war von Anfang an praxisnah und lösungsorientiert. Heute sind unsere Abläufe digital, übersichtlich und deutlich schneller-“
Mag. Simon Spendlingwimmer
Obmann, Geschäftsführung ÖHGB
Ausgangssituation
Wie in vielen Organisationen wuchs auch beim ÖHGB Linz das Daten- und Dokumentenvolumen stetig.
Papierakten, E-Mails, Formulare und Verträge mussten händisch sortiert, weitergeleitet und archiviert werden.
Das führte zu langen Suchzeiten, Doppelablagen und einem hohen administrativen Aufwand, wertvolle Zeit, die im Mitgliederkontakt fehlte.
Der Verband suchte daher nach einer Lösung, um seine Prozesse zu vereinfachen, transparenter zu gestalten und digital besser vernetzt zu arbeiten.
Die Herausforderung
- Unterschiedliche Dokumententypen (Mitgliedsanträge, Rechtsunterlagen, Mietverträge, interne Verwaltung) mussten strukturiert abgelegt werden
- Papierbasierte Freigabe- und Kommunikationsprozesse verzögerten Abläufe
- Es fehlte eine zentrale Plattform, auf die alle Mitarbeitenden einfach zugreifen konnten
- Das Ziel war klar:
– Digitale Dokumentenverwaltung mit klaren Workflows
– Schneller Zugriff auf alle Informationen
– Revisionssichere Archivierung und sichere Datenhaltung
Die Lösung: Digitale Prozessoptimierung
Gemeinsam mit den Digitalisierungsexpert:innen von adminIQ entschied sich der ÖHGB Linz für die Einführung von DocuWare, der modernen Lösung für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation.
Die Umsetzung beinhaltete:
- Zentrale digitale Ablage aller Dokumente in DocuWare
- Automatische Indexierung zur schnellen Suche nach Mitgliedern, Verträgen und Themen
- Digitale Workflows für Freigaben, Prüfungen und interne Kommunikation
- Besonders hilfreich: Wiederkehrende Aufgaben – etwa monatliche Prüfprozesse oder Formularfreigaben – werden heute automatisch gestartet und laufen völlig papierlos.
Das Ergebnis
Die Einführung von DocuWare hat die tägliche Arbeit beim ÖHGB Linz spürbar verändert:
✅ Schnellere Bearbeitung von Anfragen und Mitgliedsprozessen
✅ Einheitliche Struktur und automatische Ablage aller Dokumente
✅ Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
✅ Transparente Prozesse für alle Mitarbeitenden
✅ Zentrale Plattform für Dokumente, Kommunikation und Verwaltung
„Wir wollten eine moderne, sichere und effiziente Lösung – und haben sie mit DocuWare gefunden.
Die Zusammenarbeit mit adminIQ war von Anfang an praxisnah und lösungsorientiert. Heute sind unsere Abläufe digital, übersichtlich und deutlich schneller,“
so das Fazit des Teams des ÖHGB Linz.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
Mail: mathias.pelzeder@admin-iq.at
Pummerinplatz 3, 4490 St. Florian bei Linz, Austria // ATU 76492145
