Digitale Transformation mit adminIQ & DocuWare
Die Oberklammer GmbH hat ihren Rechnungsverarbeitungsprozess erfolgreich von manuellen Abläufen hin zu einem digitalen und weitgehend automatisierten Workflow transformiert. Durch den Einsatz von adminIQ in Kombination mit DocuWare konnten Effizienz, Transparenz und Prozesssicherheit nachhaltig gesteigert werden.
„Mit der Einführung von adminIQ und DocuWare haben wir unsere Rechnungsverarbeitung komplett neu gedacht. Was früher viel Zeit und Abstimmung erforderte, läuft heute strukturiert, transparent und nahezu automatisiert – eine enorme Erleichterung für unser gesamtes Team.“
Regina Oberklammer – Leitung Buchhaltung
Ausgangssituation
Die Oberklammer GmbH stand vor der Herausforderung, ihren Rechnungsverarbeitungsprozess effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Eingehende Rechnungen wurden überwiegend manuell erfasst, geprüft und freigegeben. Dies führte zu einem hohen Zeitaufwand, Medienbrüchen sowie einer eingeschränkten Nachvollziehbarkeit von Freigabeprozessen.
Zielsetzung
Ziel war es, den gesamten Rechnungsworkflow zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren – von der Erfassung bis zur Verbuchung. Dabei sollten insbesondere folgende Punkte verbessert werden:
- Reduktion manueller Tätigkeiten
- Beschleunigung der Durchlaufzeiten
- Erhöhung der Prozesssicherheit
- Transparente und revisionssichere Ablage
Lösung
Mit der Kombination aus adminIQ und DocuWare wurde eine ganzheitliche Lösung implementiert:
- Digitale Rechnungserfassung
Eingehende Rechnungen – ob per E-Mail oder Papier – werden automatisch in DocuWare erfasst und digital archiviert. Eine intelligente Texterkennung (OCR) extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge. - Automatisierter Workflow
Über adminIQ wurde ein strukturierter Freigabeprozess definiert. Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet – basierend auf Betrag, Kostenstelle oder Lieferant. - Transparente Prüfung & Freigabe
Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status der Rechnung. Freigaben erfolgen digital, ortsunabhängig und revisionssicher. - Integration in bestehende Systeme
Die Lösung wurde nahtlos in die bestehende Buchhaltungsumgebung integriert, wodurch Daten ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können.
Ergebnisse
Die Digitalisierung und Automatisierung brachte der Oberklammer GmbH messbare Vorteile:
- Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung
- Deutlich reduzierte Fehlerquote durch automatisierte Datenerfassung
- Schnellere Durchlaufzeiten durch digitale Freigabeprozesse
- Volle Transparenz über den Status jeder Rechnung
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
Fazit
Mit adminIQ und DocuWare konnte die Oberklammer GmbH ihre Rechnungsverarbeitung erfolgreich transformieren. Der ehemals manuelle Prozess wurde zu einem effizienten, digitalen Workflow weiterentwickelt. Ein entscheidender Schritt in Richtung moderne, zukunftssichere Unternehmensprozesse.
Kontakt
Mathias Pelzeder
Telefon: +43 676 88040 422
Mail: mathias.pelzeder@admin-iq.at
Pummerinplatz 3, 4490 St. Florian bei Linz, Austria // ATU 76492145
