digital, sicher & GoBD-konform
Kundenservice leicht gemacht
Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.
- Geschäftsvorgänge beschleunigen
- Zusammenarbeit und Reaktionszeiten optimieren
- Sensible Kundendaten schützen
Auftragsdokumente zentral organisieren
Digitale Auftragsabwicklung in Rekordzeit
Mit DocuWare beschleunigen Sie Ihre gesamte Auftragsabwicklung. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Kundenaufträge schneller erfasst, geprüft und abgeschlossen werden – von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung.
Alle Auftragsdokumente zentral im Zugriff
Ob Angebote, Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen – alle Dokumente sind in einer digitalen Kundenakte organisiert. Das sorgt für Übersicht, spart Suchzeiten und erleichtert die gesamte Auftragsbearbeitung.
Effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen
Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Logistik greifen auf dieselben Daten zu. So arbeiten alle Abteilungen effizient zusammen, vermeiden Fehler und optimieren die Abwicklung von Kundenaufträgen.
Vorteile
Kürzere Durchlaufzeiten im Prozess
Digitale Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten erheblich. Aufträge werden automatisch weitergeleitet, Freigaben beschleunigt und Durchlaufzeiten spürbar verkürzt – für eine reibungslose Auftragsabwicklung.
Volle Transparenz bei Kundenaufträgen
Mit DocuWare behalten Sie jederzeit den Überblick über laufende Aufträge. Jeder Bearbeitungsschritt ist nachvollziehbar, Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und Prozesse lassen sich in Echtzeit überwachen.
Integration in ERP- und CRM-Systeme
DocuWare fügt sich nahtlos in bestehende ERP- und CRM-Systeme ein. Dadurch stehen alle relevanten Informationen systemübergreifend zur Verfügung – ohne doppelte Eingaben oder Medienbrüche.
Bessere Kundenbetreuung durch schnelle Antworten
Dank zentraler Daten stehen alle Informationen zu Aufträgen sofort bereit. Mitarbeiter:innen können Kundenfragen direkt beantworten und Reklamationen oder Nachfragen schneller bearbeiten.
Sichere und revisionssichere Archivierung
Alle Auftragsdokumente werden gesetzeskonform, DSGVO- und GoBD-konform archiviert. So ist Ihre Auftragsabwicklung jederzeit revisionssicher und rechtlich auf der sicheren Seite.
Höhere Effizienz durch Prozessautomatisierung
DocuWare entlastet Ihre Mitarbeitenden, indem Routineaufgaben automatisiert ablaufen. Das steigert die Produktivität, reduziert Fehler und schafft mehr Zeit für die individuelle Betreuung von Kunden.
Aufträge, Reklamationen und Rückfragen stressfrei managen
Optimieren Sie Ihre Auftragsabwicklung von der Anfrage eines Kunden bis zur Überprüfung des Zahlungseingangs. Mit DocuWare verzahnen Sie die vielen Einzelschritte miteinander und stellen sicher, dass alle Beteiligten in Vertrieb, Produktion oder Montage, Buchhaltung und Kundenservice immer auf dem neuesten Stand sind. Das erleichtert das Tagesgeschäft und stärkt langfristig die Qualität Ihrer Kundenbeziehungen.
Auftragsdokumente automatisch organisieren
Die Importfunktionen von DocuWare sind ebenso vielseitig wie intuitiv: Erfassen Sie Aufträge bequem per Online-Formular. Scannen Sie lose Belege wie Zoll- und Frachtpapiere, auch einfach mobil über ein Tablet. Legen Sie außerdem Ausgangsrechnungen und E-Mails beim Versand ab. Dabei werden alle wichtigen Informationen extrahiert und miteinander verknüpft – Ihre Kunden- und Projektakten füllen sich damit fast von allein.
Vollständige Kundenakten auf einen Klick
Die automatische zentrale Ablage in DocuWare ermöglicht den sofortigen Zugriff auf komplette Kunden- und Projektakten. Über eine leistungsfähige Volltextsuche und gezielte Filter haben alle Teams jederzeit Zugriff auf Korrespondenzen, Verträge, Serviceberichte und Rechnungen. Belegkopien leiten Sie in wenigen Mausklicks an Ihre Kunden weiter.
Kundendienst beschleunigen und optimieren
Nutzen Sie flexibel anpassbare Online-Formulare und Workflows, um Wartungs-, Reparatur- oder Reklamationsaufträge zu erfassen und prompt zu bearbeiten. Weisen Sie Aufgaben zu, definieren Sie Regeln für Ausnahmen und integrieren Sie Freigabestufen. Der Workflow sorgt für klar strukturierte Abläufe. Alle Beteiligten, von der Verkaufsleitung bis zum Account Management, sind optimal vernetzt und können proaktiv agieren.
Immer aktuell informiert –abteilungsübergreifend
Bei der Auftragsbearbeitung sind vollständige und schnell verfügbare Informationen entscheidend. Lange Warteschleifen und falsche Auskünfte kosten Zeit und Geld. Als System, das nichts vergisst, unterstützt DocuWare Ihre Teams dabei, Vorgänge in Sekundenschnelle lückenlos nachzuvollziehen und Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Automatische Benachrichtigungen erinnern an wichtige Ereignisse, und die Überwachung von Fristen stellt sicher, dass keine Deadlines verpasst werden.
Aufbewahrungsrichtlinien einfach erfüllen
Sorgen Sie mit DocuWare dafür, dass Kundenakten während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicher und datenschutzkonform aufbewahrt werden. Die umfassende Rechtestruktur, klar geregelte Prozesse und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Verlust, Missbrauch und Manipulation. Auch bei Audits oder Rechtsfragen sind Sie jederzeit schnell auskunftsfähig.
Nahtlose Anbindung an Ihre Geschäftslösungen
Die flexiblen Integrationsmöglichkeiten von DocuWare ermöglichen die Anbindung an ERP- und CRM-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics und Oracle. Greifen Sie per Mausklick aus Ihrem CRM auf Kundeninformationen in DocuWare zu oder aktualisieren Sie Ihr ERP-System mit Auftragsdetails, um die Auftragsbearbeitung zu beschleunigen und alle Abteilungen auf dem aktuellen Stand zu halten.
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Transparente Nachvollziehbarkeit
Alle Aktionen an Dokumenten werden automatisch protokolliert. So behalten Sie jederzeit den Überblick, wer wann welche Änderung oder Freigabe vorgenommen hat.
Individuelle Zugriffsrechte
Dank rollenbasierter Rechteverwaltung erhält jede Person nur Zugriff auf die Informationen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das erhöht die Datensicherheit und schützt vertrauliche Inhalte.
FAQ
Digitale Auftragsabwicklung heißt, dass alle Schritte – von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung – mit DocuWare automatisiert und zentral gesteuert werden.
Unternehmen profitieren von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger manueller Arbeit, höherer Transparenz und einer besseren Kundenbetreuung.
Ja. Alle Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Logistik greifen auf dieselben Daten zu. Dadurch sind Abläufe transparenter und Absprachen schneller erledigt.
Ja. DocuWare kann nahtlos in ERP- und CRM-Systeme eingebunden werden, sodass die Auftragsabwicklung ohne Medienbrüche funktioniert.
Automatisierte Workflows, einheitliche Daten und digitale Prüfprozesse reduzieren manuelle Eingaben und verhindern doppelte Arbeitsschritte.
Ja. Die Lösung ist skalierbar und eignet sich sowohl für KMU als auch für große Unternehmen mit komplexen Prozessen.
Auftragsdokumente werden verschlüsselt gespeichert, DSGVO-konform verarbeitet und revisionssicher archiviert – ideal für Compliance und Audits.
Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können Kundenanfragen oder Reklamationen schneller und kompetenter beantworten.
Typische Prozesse sind die Auftragserfassung, Freigaben, Belegprüfung, Rechnungsstellung und die Archivierung – alles läuft effizient digital ab.
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Mathias Pelzeder
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